Excel — Contractbeheer in de praktijk

Concepts

Waarom Excel bij contractbeheer?

Karin beheert bij VGS de arbeidsovereenkomsten van acht medewerkers. Ze heeft contracten op bepaalde en onbepaalde tijd, contracten met een proeftijd, en contracten met uiteenlopende opzegtermijnen. Zonder een overzicht loopt ze het risico dat ze een verlengingsdeadline mist of een proeftijd te laat signaleert. Excel biedt de basistooling om dit beheerbaar te houden.

In dit hoofdstuk leer je hoe je met Excel:

• een contractregistratietabel opbouwt
• automatisch proeftijden en contractvervaldatums berekent
• opzegtermijnen berekent op basis van dienstjaren
• bepaalde en onbepaalde contracten van elkaar onderscheidt met IF

De Excel-tabel als contractregister

Een gestructureerde Excel-tabel (Ctrl+T) is de basis. Door van je data een formele tabel te maken, krijg je automatisch filteropties en werken formules automatisch door bij nieuwe rijen.

Voordelen Excel-tabel | Ctrl+T
Automatisch filterrij en sorteerpijlen
Formules kopiëren zich door naar nieuwe rijen
Gestructureerde verwijzingen: [Naam] in plaats van A2
Eenvoudig exporteerbaar naar HR-systemen
---
Aanbevolen kolommen contractregister | Inhoud
Naam, Functie, Startdatum, Type contract
Proeftijd (weken), Proeftijd verloopt op
Einddatum (bij bepaalde tijd), Verlengingsdatum
Opzegtermijn (maanden), Datum uiterlijk opzeggen
---
Celnotaties voor datums | Opmaak
Gebruik altijd dd-mm-jjjj opmaak voor datums
Sla datum op als échte datumwaarde, niet als tekst
Zo werken TODAY() en datumberekeningen correct

TODAY en datumberekeningen

`TODAY()` geeft altijd de huidige datum terug. Dit is ideaal voor "hoeveel dagen nog"-berekeningen.

BASISFORMULES DATUMBEREKENINGEN

Huidige datum:
=VANDAAG()

Proeftijd einddatum (bij 1 maand proeftijd):
=startdatum + 30

Proeftijd einddatum (bij 2 maanden proeftijd):
=startdatum + 60

Exacte einddatum bepaalde tijd:
=DATUM(JAAR(startdatum)+1; MAAND(startdatum); DAG(startdatum)-1)
Toelichting: contract van 1 jaar, eindigt dag vóór verjaardag

Nog X dagen tot einde contract:
=einddatum - VANDAAG()
(Negatieve waarde = contract al verlopen!)

Verlengingsdatum (bijv. 1 maand voor einde aanzeggen):
=einddatum - 30

> EXAMTIP: De aanzegtermijn bij contracten van 6 maanden of langer is minimaal 1 maand voor de einddatum. Als Karin dit mist, is zij een vergoeding van 1 maandloon verschuldigd (aanzegvergoeding). De formule =einddatum - 30 geeft de uiterste aanzeggingsdatum.

WORKDAY voor werkdagen

`WERKDAG()` (in het Engels `WORKDAY`) telt alleen werkdagen mee, wat handig is voor officiële termijnen.

WERKDAG-FORMULES

Opzegtermijn van 1 maand in werkdagen:
=WERKDAG(VANDAAG(); 22)
(22 werkdagen ≈ 1 kalendermaand)

Opzegtermijn van 2 maanden in werkdagen:
=WERKDAG(VANDAAG(); 44)

Datum laatste werkdag bij opzegtermijn:
=WERKDAG(opzegdatum; opzegtermijn_werkdagen)

Let op: bij arbeidsrecht gelden KALENDERmaanden voor opzegtermijn,
geen werkdagen. WERKDAG() is nuttig voor planningsoverzichten.

IF voor contracttype

Met `ALS()` (IF) kun je automatisch het contracttype labelen en acties triggeren.

IF-FORMULES CONTRACTBEHEER

Contracttype op basis van einddatum:
=ALS(einddatum="";"Onbepaalde tijd";"Bepaalde tijd")

Proeftijdwaarschuwing:
=ALS(proeftijd_einde-VANDAAG()<=14;"⚠ Proeftijd loopt bijna af";"OK")

Aanzegtermijn-waarschuwing:
=ALS(einddatum-VANDAAG()<=30;"⚠ Aanzeggen vereist";"OK")

Opzegtermijn op basis van dienstjaren (wettelijk minimum):
=ALS(dienstjaren<5;1;ALS(dienstjaren<10;2;ALS(dienstjaren<15;3;4)))
(uitkomst in maanden)

Contract bijna verlopen (rood markeren via voorwaardelijke opmaak):
Stel voorwaardelijke opmaak in: als einddatum - VANDAAG() < 60 → oranje
als einddatum - VANDAAG() < 30 → rood

> EXAMTIP: De wettelijke opzegtermijn voor de werknemer is altijd 1 maand. Voor de werkgever loopt de termijn op met de duur van het dienstverband: tot 5 jaar = 1 maand, 5-10 jaar = 2 maanden, 10-15 jaar = 3 maanden, 15+ jaar = 4 maanden. Dit zijn minimumtermijnen — de cao of arbeidsovereenkomst kan langere termijnen voorschrijven.

Opzegtermijn en proeftijd gecombineerd

Het contractregister van VGS combineert alle informatie in één overzicht:

CONTRACTREGISTER VAN GINKEL SOLUTIONS BV (VOORBEELD)

Naam    | Start      | Type      | Einde      | Proeftijd | PT verloopt | Dienstj. | Opzegtermijn
--------|------------|-----------|------------|-----------|-------------|----------|-------------
Ahmed   | 01-03-2021 | Onbep.    | —          | 2 mnd     | 01-05-2021  | 5,2 jr   | 2 maanden
Marloes | 15-06-2023 | Onbep.    | —          | 1 mnd     | 15-07-2023  | 3,0 jr   | 1 maand
Jurgen  | 01-01-2024 | Bepaald   | 31-12-2026 | 1 mnd     | 01-02-2024  | 2,4 jr   | 1 maand
Fatima  | 01-09-2019 | Onbep.    | —          | 2 mnd     | 01-11-2019  | 6,7 jr   | 2 maanden
Thomas  | 01-02-2025 | Bepaald   | 31-01-2027 | 1 mnd     | 01-03-2025  | 1,3 jr   | 1 maand
Noor    | 01-11-2022 | Onbep.    | —          | 1 mnd     | 01-12-2022  | 3,6 jr   | 1 maand
Bas     | 15-08-2018 | Onbep.    | —          | 2 mnd     | 15-10-2018  | 7,8 jr   | 2 maanden
Roos    | 01-06-2026 | Bepaald   | 31-05-2027 | 1 mnd     | 01-07-2026  | 0,0 jr   | 1 maand

Formule dienstjaren: =(VANDAAG()-startdatum)/365,25
Formule opzegtermijn: =ALS(dienstjaren<5;1;ALS(dienstjaren<10;2;ALS(dienstjaren<15;3;4)))

Voorwaardelijke opmaak als visuele waarschuwing

Met voorwaardelijke opmaak (Conditional Formatting) zie je in één oogopslag welke contracten aandacht vragen. Selecteer de kolom "Nog dagen tot einde", kies Voorwaardelijke opmaak → Markeringsregel → Kleiner dan en stel in: < 30 = rood, < 60 = oranje.

Missie

STORY: Roos is net begonnen bij VGS op 01-06-2026 met een bepaald-tijdcontract van 1 jaar. Karin wil het contractregister bijwerken en ervoor zorgen dat ze nooit meer een aanzegtermijn mist. Ze vraagt jou om het bestaande contractoverzicht in Excel op te zetten en de waarschuwingsformules in te bouwen.

Stap 1 — Bouw het contractregister

Open Excel en maak een nieuwe tabel (Ctrl+T) met de volgende kolommen en data voor alle 8 VGS-medewerkers:

INVOER CONTRACTREGISTER

Kolom A: Naam (tekst)
Kolom B: Startdatum (datum, opmaken als dd-mm-jjjj)
Kolom C: Type (dropdown via Gegevensvalidatie: Bepaald / Onbepaald)
Kolom D: Einddatum (datum of leeg bij onbepaald)
Kolom E: Proeftijdduur in maanden (1 of 2)
Kolom F: Proeftijd verloopt op

Formule kolom F (proeftijd eindigt na X maanden):
=DATUM(JAAR(B2); MAAND(B2)+E2; DAG(B2))

Voer in voor Roos:
Naam: Roos | Start: 01-06-2026 | Type: Bepaald
Einddatum: 31-05-2027 | Proeftijdduur: 1
Proeftijd verloopt: =DATUM(JAAR(B9);MAAND(B9)+E9;DAG(B9))
→ uitkomst: 01-07-2026

Stap 2 — Voeg waarschuwingskolommen toe

WAARSCHUWINGSKOLOMMEN

Kolom G: Nog X dagen tot einde contract
Formule: =ALS(D2="";"Onbepaald";D2-VANDAAG())

Kolom H: Aanzegdatum (1 maand voor einde)
Formule: =ALS(D2="";""D2-30)

Kolom I: Status aanzegging
Formule:
=ALS(D2="";"n.v.t.";
  ALS(VANDAAG()>D2;"Verlopen";
    ALS(VANDAAG()>=D2-30;"⚠ DIRECT AANZEGGEN";
      ALS(VANDAAG()>=D2-60;"Let op: binnenkort aanzeggen";"OK"))))

Kolom J: Opzegtermijn werkgever (maanden)
Formule dienstjaren eerst in kolom K:
=(VANDAAG()-B2)/365,25

Formule kolom J:
=ALS(K2<5;1;ALS(K2<10;2;ALS(K2<15;3;4)))

Stap 3 — Maak het overzicht visueel

VOORWAARDELIJKE OPMAAK INSTELLEN

1. Selecteer kolom G (dagen tot einde contract)
2. Ga naar Start → Voorwaardelijke opmaak → Nieuwe regel
3. Regel 1: waarde < 30 → rode achtergrond (urgent)
4. Regel 2: waarde < 60 → oranje achtergrond (let op)
5. Regel 3: waarde < 0 → grijze achtergrond (verlopen)

RESULTAAT voor Roos (contract tot 31-05-2027):
Op 01-06-2026: nog 364 dagen → groen (OK)
Op 01-04-2027: nog 60 dagen → oranje (let op)
Op 01-05-2027: nog 30 dagen → rood (⚠ DIRECT AANZEGGEN)

Sla op als: VGS_contractregister_2026.xlsx

Controleer of alle formules kloppen door de datum in je systeem tijdelijk te wijzigen (of door een "testdatum"-cel toe te voegen en VANDAAG() te vervangen door een verwijzing naar die testcel). Sla op als `VGS_contractregister_2026.xlsx`.