Polisadministratie & verzekeringsplicht
Module 3 — Sociale Zekerheid
Wie is verzekerd voor welke sociale verzekeringen — en hoe wordt dat bijgehouden?
Concepts
De polisadministratie: het geheugen van de sociale zekerheid
Karin verwerkt elke maand de loonaangifte voor VGS. Wat ze misschien niet beseft: elke regel in die aangifte wordt door de Belastingdienst doorgestuurd naar UWV en voedt de polisadministratie. Die polisadministratie bepaalt straks welke uitkeringsrechten een medewerker heeft.
Polisadministratie — beheerder en vulling | UWV
Beheerder: UWV
Gevoed door: loonaangiften via Belastingdienst, BRP (bevolkingsregister),
eigen gegevens UWV, gegevens Belastingdienst
Inhoud per werknemer: arbeidsverhouding, loongegevens, gewerkte uren,
sector, aard dienstbetrekking, uitkering ja/nee
Bijgewerkt: na elke ingediende loonaangifte (maandelijks)
---
Polisadministratie — gebruik | Meerdere doelstellingen
Vooraf ingevulde belastingaangifte (IB) → minder fouten burgers
Uitkeringsrechten bepalen (WW: wekeneis/jareneis)
Inkomensafhankelijke regelingen (zorgtoeslag, huurtoeslag)
CBS-statistieken (werkloosheidscijfers, loonkostenonderzoek)
Rechtmatigheidscontroles (fraude opsporen)
---
Polisadministratie — wie heeft toegang? | Meerdere instanties
Belastingdienst: IB-aangifte, looncontroles
SVB: AOW-rechten, ANW-rechten controleren
CBS: statistieken
Zorginstituut Nederland: zorgtoeslag berekenen
Gemeenten: bijstandscontroles
Gerechtsdeurwaarders: incasso van openstaande vorderingen
CAK: eigen bijdrage Wlz berekenen
Pensioenfondsen: dienstjaren controleren> EXAMTIP: De polisadministratie wordt gevoed via de loonaangifte die werkgevers bij de Belastingdienst indienen. UWV beheert de polisadministratie. Veel instanties hebben toegang, elk voor eigen doeleinden. Dit is een veelgesteld examenpunt.
Verzekeringsplicht werknemersverzekeringen
Niet iedereen is automatisch verzekerd voor de werknemersverzekeringen (ZW, WIA, WW). Er moet sprake zijn van een echte dienstbetrekking.
Verzekerd — echte dienstbetrekking | Wie is verzekerd?
Werknemers met een arbeidsovereenkomst (art. 7:610 BW)
Fictieve dienstbetrekkingen (bijv. thuiswerkers, agent, stagiair met loon)
Uitzendkrachten (bij het uitzendbureau)
Beschut werkenden (WSW)
AOW-gerechtigden die nog werken: beperkt verzekerd (zie hieronder)
---
Niet verzekerd | Wie valt buiten werknemersverzekeringen?
DGA met aandeel > 5% (zie hieronder)
Echt zelfstandigen (geen arbeidsovereenkomst, geen gezagsverhouding)
Directeuren-grootaandeelhouders bij eigen BV
Bepaalde stagiaires (zonder reële beloning)
Vrijwilligers (geen loon)Verzekeringsplicht volksverzekeringen
VOLKSVERZEKERINGEN — VERZEKERINGSPLICHT
Basis: iedereen die in Nederland woont of werkt is verzekerd
voor de volksverzekeringen (AOW, ANW, AKW, Wlz).
Ingezetenen (wonen in NL):
- Automatisch verzekerd, ongeacht nationaliteit
- Premie betalen via inkomstenbelasting
Werkers in NL (wonen buiten NL, werken in NL):
- Verzekerd voor de volksverzekeringen
- Premie betalen via loonheffingen
Uitzonderingen:
- Personen werkzaam voor buitenlandse werkgever in NL
(regels afhankelijk van belastingverdrag)
- Grensarbeiders: specifieke regels per landBijzondere categorieën: verzekeringsplicht
Stagiaires
VERZEKERINGSPLICHT STAGIAIRES
Situatie | Verzekerd voor...
----------------------------------|----------------------------------
Stagiair met reële beloning | Alle werknemersverzekeringen
(als bij een normale medewerker) | (echte dienstbetrekking)
Stagiair met stagevergoeding | Alleen ZW (ziektewet)
(lager dan gebruikelijk loon) | (fictieve dienstbetrekking)
Stagiair zonder vergoeding | NIET verzekerd
(puur leercomponent, geen loon) | voor werknemersverzekeringenDGA — Directeur-Grootaandeelhouder
VERZEKERINGSPLICHT DGA
Aandelenbezit > 5%:
- DGA is NIET verzekerd voor WW en WIA
- Wel verzekerd voor Zvw
- Reden: DGA heeft invloed op zijn eigen ontslag — er is
geen echte gezagsverhouding zoals bij een gewone werknemer
- DGA moet zelf voorzieningen treffen (bijv. arbeidsongeschiktheidsverzekering)
Aandelenbezit ≤ 5% (minderheidsaandeelhouder):
- Wél verzekerd voor WW en WIA
- Wordt beschouwd als gewone werknemer
Meerdere DGA's met samen ≥50% aandelen en elk ≥5%:
- Allen niet verzekerd voor WW en WIA
- Tenzij de aandelen anders zijn verdeeld dan gelijke verdeling> EXAMTIP: DGA's met meer dan 5% van de aandelen zijn niet verzekerd voor WW en WIA. Ze zijn wél verplicht verzekerd voor Zvw (zorgverzekering). Dit onderscheid wordt regelmatig getoetst.
AOW-gerechtigden die nog werken
AOW-GERECHTIGDEN DIE NOG WERKEN
Premies:
- AOW-premie: NIET meer betalen (recht al verworven)
- ANW-premie: WEL betalen (overlijdensrisico partner bestaat nog)
- WIA- en WW-premie: VERMINDERD (lager premiepercentage)
- Zvw: WEL (zorgverzekering geldt voor iedereen)
Uitkeringsrechten:
- WIA: verminderd recht (lagere premie = lager recht)
- WW: recht vervalt zodra AOW-leeftijd bereikt is
(AOW vervangt dan het inkomen)
Ontslagrecht:
- Werkgever MAG opzeggen bij bereiken AOW-leeftijd
(van rechtswege — geen ontslagvergunning nodig)Gemoedsbezwaren
Sommige mensen hebben principiële bezwaren tegen verzekeringen (bijv. bepaalde religieuze groepen). Zij kunnen vrijstelling vragen van de premieplicht maar ontvangen dan ook geen uitkering.
Vrijwillige verzekering
Bij het einde van een dienstverband houdt de verzekeringsplicht op. Maar iemand kan zich soms vrijwillig blijven verzekeren:
Vrijwillige werknemersverzekering | Via UWV
Na einde dienstverband kan men zich vrijwillig verzekeren
Voor ZW en WIA (niet voor WW — dat is bij werkloosheid)
Premie: 100% voor eigen rekening
Binnen 4 weken na einde dienstverband aanvragen bij UWV
Nuttig voor: mensen die als zelfstandige gaan werken maar
nog ZW/WIA-zekerheid willen hebben
---
Vrijwillige volksverzekering | Via SVB
Bij emigratie: vrijwillig verzekerd blijven voor AOW en ANW
Premie betalen aan SVB
Zo bouw je toch pensioenrechten op in het buitenland
Aanvragen bij SVBMissie
STORY: Karin wil voor alle acht medewerkers van VGS controleren welke werknemersverzekeringen van toepassing zijn. Ze treft namelijk een mix aan: vaste medewerkers, een oproepkracht, een stagiair en een DGA. Ze maakt een verzekeringscheck in Excel.
Stap 1 — Inventariseer de medewerkers en hun situatie
MEDEWERKERS VGS EN HUN BIJZONDERE SITUATIE
Medewerker | Functie | Bijzonderheid
-----------|------------------|-------------------------------------------
Ahmed | Accountmanager | Gewone werknemer, vaste AOV
Marloes | Administratie | Gewone werkneemster, deeltijd
Jurgen | Magazijn | Oproepkracht, nulurencontract
Fatima | HR | Gewone werkneemster
Thomas | Account junior | Stagiair in stage-periode (stagevergoeding)
Noor | Klantenservice | Gewone werkneemster
Bas | Bezorging | 17 jaar, 16 uur/week bijbaan
Roos | Controller | DGA, 30% aandelen VGS BVStap 2 — Beoordeel de verzekeringsplicht per medewerker
VERZEKERINGSCHECK VGS
Medewerker | ZW | WIA | WW | AOW | ANW | AKW | Zvw | Reden
-----------|----|----|-----|-----|-----|-----|-----|----------------
Ahmed | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | * | ✓ | Gewone WN
Marloes | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | * | ✓ | Gewone WN
Jurgen | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | * | ✓ | Oproep = WN
Fatima | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | * | ✓ | Gewone WN
Thomas | ✓ | ✗ | ✗ | ✓ | ✓ | * | ✓ | Stagiair (stagevergoeding)
| | | | | | | | → alleen ZW
Noor | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | * | ✓ | Gewone WN
Bas | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ | ✓ | WN; AKW voor kind,
| | | | | | | | niet voor werknemer
Roos (DGA) | ✓ | ✗ | ✗ | ✓ | ✓ | * | ✓ | DGA >5% → geen WIA/WW
* AKW = voor kinderen van de medewerker; niet een werknemersrechtStap 3 — Maak de Excel-verzekeringscheck
EXCEL-STRUCTUUR VERZEKERINGSCHECK
Kolom A: Naam medewerker
Kolom B: Type arbeidsrelatie (dropdown)
Kolom C: DGA? (JA/NEE)
Kolom D: Aandelenbezit % (als DGA)
Kolom E: ZW (JA/NEE — automatisch)
Kolom F: WIA (JA/NEE — automatisch)
Kolom G: WW (JA/NEE — automatisch)
Kolom H: Zvw (altijd JA voor iedereen die in NL werkt)
Kolom I: Bijzonderheden
FORMULE KOLOM F (WIA):
=ALS(OF(C2="JA" * D2>5; B2="Stagiair stagevergoeding");
"NEE"; "JA")
FORMULE KOLOM G (WW):
=ALS(OF(C2="JA" * D2>5; B2="Stagiair stagevergoeding");
"NEE"; "JA")Sla op als `VGS_verzekeringscheck_2026.xlsx`.