Excel — Verlofbeheer en arbeidstijden

Module 2 — Arbeidsomstandigheden & Verlof

IF/AND + WORKDAY voor verlofbeheer (WAZO, vakantiedagen, zorgverlof), arbeidstijden bijhouden.

Concepts

Verlofbeheer op ASZ4-niveau

Karin bij VGS beheert verlof voor medewerkers in uiteenlopende levensfasen: zwangerschapsverlof, geboorteverlof voor partners, adoptieverlof, ouderschapsverlof, kortdurend en langdurig zorgverlof, en gewone vakantiedagen. De Wet arbeid en zorg (WAZO) regelt de meeste bijzondere verlofvormen.

Op ASZ4-niveau wordt van je verwacht dat je niet alleen weet welke verlofvormen bestaan, maar ook de berekeningen en registratie correct kunt uitvoeren. Excel helpt daarbij.

WORKDAY voor verlofberekeningen

`WERKDAG()` (WORKDAY) telt werkdagen vooruit of achteruit. Dit is essentieel voor verlofberekeningen waarbij je met kalendermaanden én werkdagen moet rekenen.

WERKDAG FORMULES VOOR VERLOF

Einddatum zwangerschapsverlof (6 weken voor uitgerekende datum):
Start ZV: =uitgerekende_datum - 42  (6 weken = 42 dagen)

Einddatum bevallingsverlof (10 weken na bevalling):
Einde BV: =bevallingsdatum + 70  (10 weken = 70 kalenderdagen)

Geboorteverlof partner (1 week, aanvragen binnen 4 weken):
Start: dag na bevalling
Einde: =bevalling + 7  (1 week)
Deadline aanvraag aanvullend geboorteverlof: =bevalling + 28

Adoptieverlof (6 weken rondom feitelijke adoptie):
Start: maximaal 4 weken vóór adoptiedatum
Einde: maximaal 2 weken ná adoptiedatum (totaal 6 weken)

Werkdagen verlof berekenen (excl. weekend, incl. feestdagen optioneel):
=NETTO.WERKDAGEN(startdatum; einddatum)
→ geeft aantal werkdagen in de periode terug

> EXAMTIP: De WAZO geeft recht op verlof, maar NIET altijd op loon. Zwangerschapsverlof en bevallingsverlof: 100% uitkering via UWV (ZEZ-uitkering). Geboorteverlof partner: 1 week 100% via werkgever, aanvullend geboorteverlof 70% via UWV. Ouderschapsverlof: 26 weken, waarvan 9 weken 70% via UWV. Zorgverlof: kortdurend 70% via werkgever, langdurig onbetaald.

Vakantiedagensaldo bijhouden

Het wettelijk vakantiedagenrecht is 4 × het aantal werkdagen per week. Bij VGS werken alle medewerkers 5 dagen per week: 20 vakantiedagen (wettelijk minimum).

Vakantiedagen | Berekening
Wettelijk minimum: 4 × werkdagen/week
Bij 5-daagse werkweek: 20 vakantiedagen per jaar
Bovenwettelijk: per cao of contract (bijv. 5 extra = 25 totaal)
Wettelijke dagen vervallen na 6 maanden (na het kalenderjaar)
Bovenwettelijke dagen: 5 jaar
---
Opbouw bij ziekte | Bijzonderheid
Wettelijke vakantiedagen worden ook tijdens ziekte opgebouwd
Bovenwettelijke dagen: afhankelijk van cao/contract
Bij re-integratie (deeltijd werken): naar rato opbouw
---
Verlofverrekening bij ontslag | Uitbetaling
Resterend vakantiesaldo wordt uitbetaald bij ontslag
Formule: saldo_dagen × (maandloon / 20,83)
(20,83 = gemiddeld werkdagen per maand)
VAKANTIEDAGENSALDO BEREKENING

Jaarrecht (bij 25 dagen/jaar):
Opbouw per maand: =25/12 = 2,083 dagen

Saldo per datum:
=jaarrecht * (MAAND(VANDAAG())/12) - opgenomen_dagen

Automatisch saldo bijhouden:
Kolom A: Naam
Kolom B: Jaarrecht
Kolom C: Opgebouwd t/m vandaag
  =B2 * (NETTO.WERKDAGEN(DATUM(JAAR(VANDAAG());1;1); VANDAAG()) / 261)
Kolom D: Opgenomen dagen (som uit verlofaanvragen)
Kolom E: Restant
  =C2-D2
Kolom F: Dreigt tekort?
  =ALS(E2<0;"⚠ TEKORT: " & ABS(E2) & " dagen";"OK")

IF/AND voor verlofgoedkeuring

Verlofaanvragen kunnen alleen worden goedgekeurd als aan meerdere voorwaarden is voldaan:

IF/AND VERLOFGOEDKEURING

Voorwaarden voor goedkeuring:
1. Voldoende saldo (restant >= aangevraagde dagen)
2. Tijdig aangevraagd (minimaal 2 weken van tevoren)
3. Niet in drukke periode (bijv. kwartaalafsluiting)

Formule:
=ALS(EN(
    E2 >= F2;
    aanvraagdatum <= startdatum - 14;
    NIET(EN(MAAND(startdatum)=12; DAG(startdatum)>=15))
  );
  "Goedgekeurd";
  ALS(E2 < F2; "Afgewezen: onvoldoende saldo";
    ALS(aanvraagdatum > startdatum-14; "Afgewezen: te laat aangevraagd";
      "Afgewezen: drukke periode")))

Waarbij:
E2 = huidig saldo
F2 = aangevraagde dagen
aanvraagdatum = datum van de aanvraag
startdatum = eerste verlofdag

WAZO-verlofoverzicht per medewerker

Een volledig WAZO-verlofoverzicht voor Marloes (zwanger, verwacht okt 2026):

WAZO-VERLOF MARLOES (VOORBEELD)

Uitgerekende datum: 15-10-2026

Zwangerschapsverlof:
Start: =15-10-2026 - 42 = 03-09-2026 (6 weken voor uitgerekend)
Einde: =bevallingsdatum (variabel)

Bevallingsverlof (stel bevallen 18-10-2026):
Start: 18-10-2026 (dag na bevalling of na ZV-periode)
Einde: =18-10-2026 + 70 = 26-12-2026 (10 weken)
Uitkering: 100% dagloon via UWV (ZEZ)

Aanvullend geboorteverlof partner (stel Ahmed is partner):
Recht: 5 weken aanvullend (naast 1 week basis)
Uitkering aanvullend: 70% via UWV
Deadline opnemen: binnen 6 maanden na bevalling
Uiterste datum: =18-10-2026 + 182 = 18-04-2027

Ouderschapsverlof Marloes (na bevallingsverlof):
Recht: 26 × 40 uur = 1040 uur (26 weken fulltime)
Betaald 9 weken: 70% via UWV
Onbetaald restant: 17 weken
Uiterste opnamen: voor 8e verjaardag kind

Excel-formules:
=bevallingsdatum + 70 (einde BV)
=bevallingsdatum + 182 (deadline aanv. geboorteverlof)
=DATUM(JAAR(bevallingsdatum)+8; MAAND(bevallingsdatum); DAG(bevallingsdatum))
(uiterste datum ouderschapsverlof)

Arbeidstijdenregistratie (niveau 4)

Op niveau 4 koppelen we de arbeidstijdenregistratie aan de ploegendienst en de CAO-toeslagen:

PLOEGENTOESLAG BEREKENING

Dienst types (CAO IT fictief):
Dagdienst (07:00-16:00): 0% toeslag
Avonddienst (16:00-23:00): 15% toeslag
Nachtdienst (23:00-07:00): 30% toeslag
Weekenddienst (za/zo): 25%/50% extra toeslag

Formule gecombineerde toeslag:
=XZOEKEN(diensttype; CAO[Type]; CAO[Toeslag]; 0)
+ALS(WEEKDAG(datum;2)=6; 0,25;
   ALS(WEEKDAG(datum;2)=7; 0,50; 0))

Overuren berekening (>40 uur per week):
=ALS(weekuren>40; (weekuren-40)*uurloon*1,5; 0)
(CAO-afhankelijk: overurentoeslag variabel)

> EXAMTIP: Kortdurend zorgverlof (maximaal 2 keer de wekelijkse arbeidstijd) en calamiteitenverlof (korte onvoorziene omstandigheid) zijn betaald. Langdurig zorgverlof (maximaal 6 keer de wekelijkse arbeidstijd per jaar) is onbetaald, tenzij de cao anders bepaalt. In Excel kun je de resterende verlofrechten bijhouden met SOMALS op de verlofregistratietabel.

Missie

STORY: Marloes is zwanger en verwacht haar kind op 15 oktober 2026. Ahmed (haar partner) werkt ook bij VGS. Karin wil een volledig verlofoverzicht maken voor beiden, inclusief de vakantiedagensaldi en een controle of alle verlofaanvragen voldoen aan de goedkeuringsregels. Ze vraagt jou om het verlofbeheerwerkboek op te bouwen.

Stap 1 — Bouw het verlofoverzicht voor Marloes en Ahmed

VERLOFDATA INVOEREN

Uitgerekende datum: 15-10-2026
Werkelijke bevalling (aannemen): 18-10-2026

MARLOES:
Zwangerschapsverlof start:  =DATUM(2026;10;15)-42  → 03-09-2026
ZV einde / BV start:         18-10-2026 (bevalling)
BV einde:                    =DATUM(2026;10;18)+70  → 26-12-2026
Ouderschapsverlof start:    =27-12-2026 (direct aansluitend)
OU betaald (9 wkn) einde:   =DATUM(2026;12;27)+63  → 26-02-2027
OU onbetaald (17 wkn) einde: =DATUM(2027;2;26)+119 → 25-06-2027
UWV uitkering ZEZ: 100% dagloon
UWV uitkering OU (9 wkn): 70% dagloon

AHMED (geboorteverlof partner):
Basis geboorteverlof:       18-10-2026 t/m 24-10-2026 (1 week)
Aanvullend geboorteverlof:  5 weken, uiterlijk 18-04-2027
UWV uitkering aanvullend:  70% dagloon
Formule deadline:           =DATUM(2026;10;18)+182

Stap 2 — Vakantiedagensaldo check

VAKANTIEDAGENSALDO (GESIMPLIFICEERD)

Marloes (25 dagen/jaar, saldo per 01-09-2026):
Opgebouwd: 25 * (8/12) = 16,7 dagen
Reeds opgenomen in 2026: stel 5 dagen
Saldo: 16,7 - 5 = 11,7 dagen

Vraag: bouwt Marloes vakantiedagen op tijdens haar verlof?
=JA — wettelijke vakantiedagen worden ook opgebouwd
tijdens zwangerschapsverlof, bevallingsverlof en
betaald ouderschapsverlof

Saldo berekening tijdens verlof:
Tijdens ZV+BV (03-09 t/m 26-12 = 16 weken):
Extra opbouw: 25 * (16/52) = 7,7 dagen
Totaal saldo einde verlof: 11,7 + 7,7 = 19,4 dagen

Verlofaanvraag goedkeuringscheck (Ahmed, 5 vakantiedagen in aug):
=ALS(EN(saldo>=5; aanvraagdatum<=startdatum-14); "Goedgekeurd"; "Afgewezen")

Stap 3 — Arbeidstijden Ahmed bijhouden

ARBEIDSTIJDEN BIJHOUDEN

Ahmed heeft in september/oktober extra uren gemaakt
voor projectafronding vóór zijn geboorteverlof.

Tijdregistratie sept-okt 2026 (samenvatting):
Week 36: 44 uur (4 uur overwerk)
Week 37: 42 uur (2 uur overwerk)
Week 38: 40 uur (geen overwerk)
Week 39: 45 uur (5 uur overwerk)
Week 40: 30 uur (deels verlof)

Overurenberekening per week:
=ALS(weekuren>40; (weekuren-40)*uurloon*1,5; 0)

Totaal overuren september:
=SOMALS(overuren_kolom; weeknum_kolom; ">="&36; weeknum_kolom; "<="&39)

Zorg dat het weekmaximum (60 uur) niet wordt overschreden:
=ALS(weekuren>60;"⚠ WEEKMAXIMUM ATW OVERSCHREDEN";"OK")

Sla op als: VGS_verlofbeheer_2026.xlsx
Maak een tabblad per medewerker voor het verlofoverzicht.