Polisadministratie

Concepts

De polisadministratie: het geheugen van Nederland

Elke keer dat Karin de loonaangifte voor VGS indient bij de Belastingdienst, worden de gegevens doorgestuurd naar UWV en landen ze in de polisadministratie. Die polisadministratie is het fundament waarop het hele stelsel van sociale zekerheid rust: uitkeringsrechten, belastingaangifte, toeslagen — allemaal gebaseerd op wat de polisadministratie zegt.

Op niveau 4 moet je niet alleen weten dat de polisadministratie bestaat, maar ook wat erin staat, hoe je fouten herstelt, hoe Suwinet werkt en welke privacyregels gelden.

Wat staat er in de polisadministratie?

INHOUD POLISADMINISTRATIE PER WERKNEMER

Per arbeidsverhouding (dienstbetrekking):
  BSN werknemer
  Naam, geboortedatum, adres
  Werkgever (loonheffingennummer)
  Startdatum en einddatum dienstbetrekking
  Soort dienstbetrekking (arbeidsovereenkomst, fictief, BBL, etc.)
  Contractvorm (bepaalde/onbepaalde tijd, oproep)
  Fulltime/deeltijdpercentage
  Sector (sectorindeling Belastingdienst)

Per tijdvak (doorgaans per maand of per vier weken):
  SV-loon (loon waarover premies werknemersverzekeringen worden berekend)
  Loon voor loonheffing
  Ingehouden loonheffing
  Premies werknemersverzekeringen (WW, ZW, WIA) — werkgevers- en WN-aandeel
  Gewerkte uren (voor wekeneis/jareneis WW)
  Uitkering ontvangen? (ja/nee en type)
  Reden einde arbeidsverhouding (O = ontslag, E = einde contract, etc.)

Speciale codes:
  Indicatie cao (welke cao van toepassing)
  Dienstbetrekking bij Wsw/beschut werk
  Wajong-indicatie
  No-risk polis indicatie (voor AO-herplaatsten)

> EXAMTIP: De polisadministratie bevat per tijdvak het SV-loon, gewerkte uren en soort dienstbetrekking. Het SV-loon is de basis voor alle uitkeringsberekeningen. Als een werkgever een fout maakt in de loonaangifte, werkt die fout door in alle uitkeringen die gebaseerd zijn op die gegevens.

Hoe wordt de polisadministratie gevuld?

GEGEVENSSTROOM NAAR DE POLISADMINISTRATIE

Stap 1: Werkgever maakt loonaangifte
  Karin bereidt de loonaangifte voor in de salarisadministratie
  Aangifte bevat: per werknemer, per tijdvak: SV-loon, uren, premies
  Tijdvak: maand of vier weken (afhankelijk van betalingsperiode)
  Deadline: aangifte en afdracht uiterlijk de laatste werkdag van de maand
    na het tijdvak (bijv. aangifte januari → uiterlijk 28 februari)

Stap 2: Belastingdienst verwerkt aangifte
  Belastingdienst int de loonheffingen en premies
  Belastingdienst stuurt loongegevens door naar UWV (digitaal, automatisch)

Stap 3: UWV vult polisadministratie bij
  Per ingediende aangifte worden de gegevens bijgewerkt
  Gegevens zijn raadpleegbaar voor instanties met toegang
  Werknemers kunnen eigen gegevens inzien via DigiD (uwv.nl)

Fout in de polisadministratie: correctiebericht

Karin ontdekt dat ze in februari de ORT (onregelmatigheidstoeslag) van Ahmed vergeten heeft mee te nemen in de aangifte. Wat nu?

CORRECTIEBERICHT BIJ FOUT IN LOONAANGIFTE

Wanneer?
Als eerder ingediende loonaangifte onjuiste of onvolledige gegevens bevatte.
Bijv.: SV-loon te laag opgegeven, uren vergeten, verkeerde dienstbetrekking.

Soorten correcties:
1. Correctie via nieuwe aangifte (in dezelfde aangifteperiode — als het kan)
2. Correctiebericht (bezwaarschrift op ingediende aangifte via salarisadministratie)
   Correctiebericht behoort bij de oorspronkelijke aangifte
   Wordt verwerkt in polisadministratie UWV

Procedure Karin:
1. Constateer de fout (SV-loon Ahmed feb te laag door ontbrekende ORT)
2. Dien een correctiebericht in voor de aangifte van februari
3. Betaal eventueel bijbetaling premies/loonheffing
4. UWV verwerkt het gecorrigeerde SV-loon in de polisadministratie
5. Ahmed's uitkeringsrechten worden gecorrigeerd

Belang voor werknemer:
Een te laag SV-loon in de polisadministratie kan leiden tot
een te lage WW- of WIA-uitkering. Karin is verantwoordelijk
voor een correcte aangifte.

Raadpleegbaarheid via DigiD

INZAGE POLISADMINISTRATIE DOOR WERKNEMERS

Waar: mijnuwv.nl (DigiD)
Wat kunnen werknemers zien?
  - Alle geregistreerde dienstverbanden
  - SV-loon per tijdvak (maand of 4-weken)
  - Gewerkte uren (voor WW-wekeneis)
  - Ontvangen uitkeringen
  - Sector en soort dienstbetrekking

Waarom belangrijk voor werknemer?
  - Controleren of werkgever correcte aangifte heeft ingediend
  - Zien hoeveel WW-recht is opgebouwd (jareneis)
  - Controleren of loon klopt met de loonstrook
  - Bewijsstuk bij bezwaar (als UWV andere gegevens hanteert dan werknemer)

Correctie verzoeken:
  Als werknemer denkt dat gegevens onjuist zijn → contact opnemen met
  werkgever (die dient correctiebericht in) of direct bij UWV bezwaar aantekenen

Suwinet: gegevensuitwisseling tussen instanties

SUWINET — WERKING EN AFSPRAKEN

Suwinet is het beveiligde netwerk dat de polisadministratie ontsluit
voor geautoriseerde instanties:
  Gemeenten (bijstand, WMO)
  SVB (AOW-rechten, ANW)
  Belastingdienst (IB-aangifte, toeslagen)
  CAK (eigen bijdragen)
  Pensioenfondsen (dienstjarenoverzicht)
  Gerechtsdeurwaarders (verificatie inkomsten bij executie)
  CBS (statistisch onderzoek, geanonimiseerd)
  Zorginstituut Nederland (zorgtoeslag)

Toegangsregels (Wet SUWI art. 73 e.v.):
  Elke instantie mag alleen gegevens raadplegen die nodig zijn
  voor zijn wettelijke taak (doelbinding)
  Gemeente mag inkomen raadplegen voor bijstandsbeoordeling
    maar NIET voor andere doeleinden
  Logging verplicht: elk raadplegen van gegevens wordt gelogd
  Accountcontrole: periodieke controle op ongeautoriseerd gebruik

> EXAMTIP: Het doelbindingsbeginsel (Wet SUWI + AVG) betekent dat Suwinet-gegevens alleen mogen worden gebruikt voor de specifieke wettelijke taak waarvoor toegang is verleend. Een gemeente die gegevens raadpleegt voor een niet-toegestaan doel overtreedt de privacywet — dit leidt tot boetes en tuchtmaatregelen.

Privacy-aspecten van de polisadministratie

PRIVACY EN POLISADMINISTRATIE (AVG + WET SUWI)

Grondslag verwerking:
  Verwerking van loongegevens in de polisadministratie is wettelijk verplicht
  (Wet SUWI, Wet LB 1964) — geen aparte toestemming nodig van werknemer
  Werkgever is "verwerkingsverantwoordelijke" voor de loonadministratie
  UWV is "verwerkingsverantwoordelijke" voor de polisadministratie

Rechten van de werknemer (AVG):
  Inzagerecht: werknemer mag polisadministratie inzien (via DigiD)
  Correctierecht: werknemer kan werkgever vragen gegevens te corrigeren
  Bezwaarrecht: werknemer kan bezwaar maken bij UWV als gegevens fout zijn

Bewaartermijn:
  Polisadministratie wordt langdurig bewaard (relevant voor AOW-opbouw)
  Loonadministratie werkgever: minimaal 7 jaar bewaarplicht (fiscaal)

Datalekken:
  Als polisadministratiegegevens uitlekken: Autoriteit Persoonsgegevens
  (AP) moet worden geïnformeerd als er een kans is op schade voor betrokkenen
  Suwinet-lek: meldplicht bij Autoriteit Persoonsgegevens

Belang polisadministratie voor uitkeringsberekening

POLISADMINISTRATIE → UITKERING: HET VERBAND

Elke uitkering is gebaseerd op de polisadministratie:

WW:
  Wekeneis: zijn er minimaal 26 van 36 weken gewerkte uren geregistreerd?
  Jareneis: zijn er in elk van de 10 referentiejaren minimaal 208 uren?
  Dagloonberekening: SV-loon referentieperiode (52 wkn) / 261
  → Als SV-loon te laag in polisadministratie: te lage WW-uitkering!

ZW:
  Dagloonberekening: SV-loon referentiejaar / 261
  Vangnetbeoordeling: was er sprake van een dienstbetrekking?

WIA:
  Dagloonberekening: SV-loon referentieperiode / 261
  Arbeidsverleden voor WGA-duur: jaren in polisadministratie

AOW:
  SVB raadpleegt polisadministratie + BRP voor opbouwjaren
  (via Suwinet — niet rechtstreeks uit loonaangifte)

Conclusie:
  Een correcte loonaangifte is cruciaal voor de uitkeringsrechten
  van medewerkers. Karin heeft een directe verantwoordelijkheid.

Missie

STORY: Karin wil de polisadministratie van alle VGS-medewerkers controleren via de polisadministratie-rapportage die ze heeft gedownload uit het salarissysteem. Ze vergelijkt de opgegeven SV-lonen met de polisadministratiegegevens via UWV. Voor één medewerker ontdekt ze een afwijking.

Stap 1 — Download en vergelijk de SV-loongegevens

VERGELIJKING SV-LOON: SALARISSYSTEEM VS POLISADMINISTRATIE

Medewerker | SV-loon (salarissysteem 2025) | SV-loon (polisadministratie) | Verschil
-----------|-------------------------------|------------------------------|----------
Ahmed      | € 38.880                      | € 38.880                     | € 0
Marloes    | € 28.512                      | € 28.512                     | € 0
Jurgen     | € 29.160                      | € 27.600                     | -€ 1.560 ←
Fatima     | € 33.696                      | € 33.696                     | € 0
Noor       | € 31.104                      | € 31.104                     | € 0

Afwijking: Jurgen's ORT (onregelmatigheidstoeslag, gem. € 130/mnd)
is 12 maanden lang niet meegenomen in de aangifte.
Verschil: 12 × € 130 = € 1.560

Stap 2 — Stel het correctiebericht op voor Jurgen

CORRECTIEBERICHT JURGEN — STAPPENPLAN

Stap 1: Stel vast welke tijdvakken onjuist zijn
  Januari t/m december 2025: ORT € 130/mnd ontbreekt

Stap 2: Bereken het correctiebedrag per maand
  Per maand: SV-loon te laag met € 130
  Extra premies per maand over € 130:
    AWf-premie hoog (Jurgen flex): 7,64% × € 130 = € 9,93
    IAB Zvw: 6,51% × € 130 = € 8,46
    Aof-premie: 6,5% × € 130 = € 8,45
  Extra premies per maand: ± € 26,84
  Totaal extra premies 12 maanden: ± € 322

Stap 3: Dien correctiebericht in
  Via salarissoftware (bijv. AFAS of Nmbrs): correctiebericht voor elk tijdvak
  Betaal bijbetaling premies en eventuele heffingsrente

Stap 4: Controleer verwerking in polisadministratie
  Na 4-6 weken: controleer via mijnuwv.nl (als werkgever) of
  vraag Jurgen zijn polisadministratie te raadplegen

Stap 3 — Maak de Excel-controlesheet voor SV-loon

EXCEL CONTROLESHEET POLISADMINISTRATIE

Tabblad "Poliscontrole 2025":

Kolom A: Naam medewerker
Kolom B: SV-loon salarissysteem (totaal jaar)
Kolom C: SV-loon polisadministratie (handmatig invullen na raadpleging UWV)
Kolom D: Verschil (=B-C)
Kolom E: Actie (=ALS(D<>0; "CORRECTIE NODIG"; "OK"))

Conditionale opmaak:
- Als D<>0: rood markeren (afwijking)
- Als D=0: groen markeren (correct)

Onderaan:
Totaal verschil: =SOM(D:D)
Als SOM(D:D) > 0: waarschuwingsregel "Correctieberichten vereist!"

Stap 4 — Privacy-protocol voor polisadministratiecontrole

PRIVACY-PROTOCOL VGS — POLISADMINISTRATIE

1. Toegang: alleen Karin en de directeur hebben toegang tot de
   polisadministratiegegevens in het salarissysteem
   (minimale toegang — need-to-know principe, AVG art. 5)

2. Bewaring: loonadministratie VGS bewaren minimaal 7 jaar (fiscale plicht)
   Polisadministratie salarisgegevens: ook minimaal 5 jaar (arbeidsrecht)

3. Inzage medewerker: medewerker heeft recht op inzage in zijn gegevens
   (AVG art. 15 — inzageverzoek binnen 30 dagen beantwoorden)
   Karin verstrekt een overzicht van de aangeleverde SV-loongegevens op verzoek

4. Correctieverzoek: als medewerker denkt dat gegevens onjuist zijn
   → Karin onderzoekt en dient correctiebericht in als nodig

5. Datalekprotocol: als salarisgegevens onbedoeld toegankelijk zijn geweest
   → intern melden → beoordelen of Autoriteit Persoonsgegevens moet worden
     ingelicht (risico-inschatting noodzakelijk)

Sla op als `VGS_polisadministratie_controle_2025.xlsx`.