Je eerste kasboek
Module 4 — Je Eigen Administratie
Bijhouden wat er binnenkomt en weggaat als zelfstandige — jouw eerste bedrijfsadministratie
Concepts
Welkom terug — vandaag zetten we je bedrijf op papier
Fijn dat je er weer bent. De afgelopen lessen heb je al heel wat geleerd: je kunt typen in Excel, je kunt optellen met de functie **SOM**, en je hebt een **nette lijst** leren bouwen — met kopjes bovenaan en elk gegeven netjes op zijn plek. Dat fundament gaan we vandaag gebruiken voor iets concreets.
We maken namelijk een **kasboek**. Alex heeft zijn eenmanszaak net opgericht, zijn eerste KvK-nummer op zak, en nu wil hij weten: wat komt er elke maand binnen als freelancer, en wat gaat er aan kosten uit? Karin schuift haar stoel bij en glimlacht. *"Vandaag bouwen we iets van jou — of eigenlijk: van Van Ginkel Solutions. Geen verzonnen voorbeeldje, maar jouw eigen bedrijf: wat er binnenkomt aan opdrachten en wat er weggaat aan kosten. En het mooie is: je hebt alles wat je ervoor nodig hebt al geleerd."*
Geen zorgen als het woord "administratie" je een beetje afschrikt. Een kasboek is heel gewoon, heel eenvoudig, en je doet eigenlijk al iets soortgelijks in je hoofd. We zetten het vandaag alleen netjes op papier — nou ja, in Excel. Heel rustig, stap voor stap, en je kunt niets stuk maken.
> TIP: Lees dit hoofdstuk gerust eerst rustig door, zonder Excel erbij. Begrijpen mag eerst. Daarna ga je in de missie zelf aan de slag, helemaal aan het handje. Niks hoeft in één keer.
---
Wat is een kasboek?
Laten we bij het begin beginnen: wat is een kasboek eigenlijk?
Een **kasboek** is gewoon een **overzicht van het geld dat binnenkomt en het geld dat weggaat** in je bedrijf. Meer is het niet. Het geld dat binnenkomt — een betaling van een klant, een vergoeding — noemen we **inkomsten**. Het geld dat weggaat — kantoorspullen, een zakelijke verzekering, benzine — noemen we **uitgaven**. Een kasboek zet die twee netjes naast elkaar, zodat je in één oogopslag ziet hoe je bedrijf ervoor staat.
Karin pakt er een oud notitieboekje bij. *"Vroeger hielden zelfstandigen dit bij met pen en papier. Elke week schreven ze op wat er binnenkwam van klanten, en wat er uitging aan kosten. Aan het eind van de maand telden ze het op. Zo wisten ze precies wat ze verdiend hadden en wat het gekost had. Wij gaan precies hetzelfde doen — maar dan laten we Excel het optellen."*
En waaróm is dat zo handig? Omdat je dan **grip** houdt op je bedrijf. Veel startende ondernemers hebben een vaag gevoel dat "het geld zomaar op is", maar weten niet precies waaraan. Een kasboek maakt dat zichtbaar. Je ziet zwart op wit waar je geld heen gaat, en je kunt rustiger plannen — en later ook je belastingaangifte doen.
Wat is het | een overzicht
Het geld dat binnenkomt
En het geld dat weggaat
Netjes naast elkaar
---
Inkomsten | wat binnenkomt
Betalingen van klanten
Vergoedingen, opdrachten
Geld dat erbij komt
---
Uitgaven | wat weggaat
Kantoorkosten, verzekeringen
Materialen, reiskosten
Geld dat eraf gaat> TIP: Een kasboek hoeft niet ingewikkeld te zijn. Begin gewoon klein: een paar inkomsten, een paar uitgaven. Je hoeft niet meteen elke cent bij te houden. Het gaat erom dat je overzicht krijgt — en dat lukt al met de grote posten.
---
De opzet in Excel: een nette lijst met vier kolommen
Goed, nu gaan we het bouwen. En hier komt het mooie: een kasboek is gewoon een **nette lijst**, precies zoals je in Module 3 hebt geleerd. Kopjes bovenaan, elk gegeven op zijn plek. We gebruiken alleen wat andere kopjes.
Voor een kasboek hebben we **vier kolommen** nodig, elk met een eigen kopje:
A B C D
┌──────────┬──────────────┬───────────┬───────────┐
1 │ Datum │ Omschrijving │ In (€) │ Uit (€) │ ← de kopregel
├──────────┼──────────────┼───────────┼───────────┤
2 │ │ │ │ │ ← hier komen je regels
└──────────┴──────────────┴───────────┴───────────┘Even langs de vier kopjes:
- **Datum** — wanneer kwam het geld binnen of ging het eruit?
- **Omschrijving** — wat was het? (Opdracht, Factuur klant, Kantoorkosten…)
- **In (€)** — als er geld **binnenkwam**, zet je het bedrag hier.
- **Uit (€)** — als er geld **wegging**, zet je het bedrag hier.
Misschien denk je: waarom zet ik **In** en **Uit** niet gewoon in één kolom met bedragen? Goede vraag! Het antwoord is dat geld dat binnenkomt iets héél anders is dan geld dat weggaat. Door ze in **aparte kolommen** te zetten, blijven ze keurig uit elkaar. Karin legt het zo uit: *"Stel je twee potjes voor op je bureau. In het ene potje stop je het geld dat binnenkomt van klanten, in het andere al je zakelijke kosten. Je gooit ze niet op één hoop — anders weet je straks niet meer wat wat is. Twee potjes, twee kolommen."*
En het grote voordeel komt straks: omdat alle inkomsten netjes onder elkaar in de **In**-kolom staan, kun je ze in één keer optellen met SOM. En alle uitgaven in de **Uit**-kolom net zo. Twee aparte totalen, helder en duidelijk.
Datum + Omschrijving | het verhaal
Wanneer was het
En wat was het
Elke klantbetaling of kostenpost
---
In (€) | geld erbij
Hier komt wat binnenkomt
Betalingen van klanten
Alleen het kale getal
---
Uit (€) | geld eraf
Hier komt wat weggaat
Kantoorkosten, verzekeringen
Ook als kaal getal> TIP: Houd je aan dezelfde afspraken als bij een gewone nette lijst: één kopje per kolom, één regel per ding, geen lege rijen ertussen, en bedragen als kaal getal (dus `1400`, niet "1400 euro"). Dat euroteken zetten we straks netjes met opmaak erbij.
---
Een paar regels invullen
Nu we de kopjes hebben, gaan we het boekje vullen. Elke regel is één gebeurtenis: er kwam geld binnen, óf er ging geld uit. Het bedrag zet je in de juiste kolom — **In** als het binnenkwam, **Uit** als het wegging. De andere bedragkolom laat je op die regel gewoon leeg.
Laten we beginnen met wat er **binnenkomt**. Stel, op 3 mei ontvangt Alex de betaling voor zijn eerste IT-opdracht: **€1.400**. Dat is geld erbij, dus het hoort in de **In**-kolom:
A B C D
┌──────────┬──────────────────┬───────────┬───────────┐
1 │ Datum │ Omschrijving │ In (€) │ Uit (€) │
├──────────┼──────────────────┼───────────┼───────────┤
2 │ 3 mei │ Opdracht klant │ 1400 │ │ ← geld erbij
└──────────┴──────────────────┴───────────┴───────────┘Zie je dat de **Uit**-kolom op die regel leeg blijft? Logisch — er ging niets uit, er kwám juist iets binnen. Misschien krijgt Alex ook nog een kleinere klus, bijvoorbeeld €300 op 8 mei. Ook geld erbij, dus ook in de **In**-kolom, op een eigen regel eronder.
Nu de andere kant: wat er **weggaat**. Op 4 mei koopt hij kantoorbenodigdheden voor €60. Dat is geld eraf, dus het hoort in de **Uit**-kolom. En op 1 mei betaalde hij de zakelijke aansprakelijkheidsverzekering, €80 per maand. Zo groeit het kasboek regel voor regel:
A B C D
┌──────────┬──────────────────┬───────────┬───────────┐
1 │ Datum │ Omschrijving │ In (€) │ Uit (€) │
├──────────┼──────────────────┼───────────┼───────────┤
2 │ 3 mei │ Opdracht klant │ 1400 │ │
3 │ 4 mei │ Kantoorspullen │ │ 60 │
4 │ 1 mei │ Verzekering │ │ 80 │
5 │ 8 mei │ Kleine opdracht │ 300 │ │
└──────────┴──────────────────┴───────────┴───────────┘Kijk eens hoe overzichtelijk dat staat. Per regel zie je meteen: kwam dit geld binnen of ging het eruit? Het bedrag staat telkens in maar één van de twee bedragkolommen, nooit in allebei tegelijk. Dat is precies de bedoeling.
Karin tikt op het scherm. *"Zie je hoe simpel het eigenlijk is? Voor elke regel stel je jezelf maar één vraag: kwam er geld bij, of ging er geld af? Bij 'erbij' typ je in de In-kolom, bij 'eraf' in de Uit-kolom. Meer hoef je niet te onthouden."*
> TIP: Twijfel je waar een bedrag hoort? Stel jezelf deze ene vraag: werd mijn saldo er groter of kleiner van? Groter = In. Kleiner = Uit. Klantbetaling maakt je saldo groter, dus In. Kantoorkosten maken het kleiner, dus Uit. Heel simpel.
---
Onderaan de streep: de twee totalen met SOM
Nu komt het loon voor je nette werk — letterlijk. We gaan onderaan **twee totalen** uitrekenen met onze oude vriend **SOM**: één voor alles wat er binnenkwam, en één voor alles wat eruit ging.
Omdat alle inkomsten keurig onder elkaar in de **In**-kolom (kolom C) staan, zetten we daar onderaan een SOM. En omdat alle uitgaven onder elkaar in de **Uit**-kolom (kolom D) staan, zetten we ook daar een SOM. Twee totalen, naast elkaar:
A B C D
┌──────────┬──────────────────┬───────────┬───────────┐
1 │ Datum │ Omschrijving │ In (€) │ Uit (€) │
2 │ 3 mei │ Opdracht klant │ 1400 │ │
3 │ 4 mei │ Kantoorspullen │ │ 60 │
4 │ 1 mei │ Verzekering │ │ 80 │
5 │ 8 mei │ Kleine opdracht │ 300 │ │
6 │ │ Totaal │ =SOM(C2:C5) │ =SOM(D2:D5) │ ← de totalen
└──────────┴──────────────────┴───────────┴───────────┘In vakje **C6** typ je `=SOM(C2:C5)` — tel alle inkomsten op van C2 tot en met C5. En in **D6** typ je `=SOM(D2:D5)` — tel alle uitgaven op. Druk op Enter en Excel rekent beide totalen voor je uit:
A B C D
┌──────────┬──────────────────┬───────────┬───────────┐
1 │ Datum │ Omschrijving │ In (€) │ Uit (€) │
6 │ │ Totaal │ 1700 │ 140 │ ← Excel heeft geteld
└──────────┴──────────────────┴───────────┴───────────┘Daar staat het: **€1.700** binnengekomen (1400 + 300), en **€140** uitgegeven (60 + 80). In één oogopslag zie je nu hoe de eerste maand eruitziet. Er kwam véél meer binnen dan eruit ging — een goede start voor Van Ginkel Solutions. Zie je hoe je nette lijst en SOM weer hand in hand werken?
Karin knikt tevreden. *"Twee totalen, en je weet meteen wat je verdiend hebt en wat het je gekost heeft. Dit is het hart van je kasboek. En weet je wat zo mooi is? Voeg je volgende maand nieuwe regels toe, dan pas je de SOM even aan, en Excel telt zo weer alles bij elkaar."*
> TIP: Voeg je later regels toe, zorg dan dat ze bóven de Totaal-regel komen, en pas het bereik in je SOM even aan (bijvoorbeeld van C2:C5 naar C2:C8). Zo blijven je totalen altijd kloppen.
---
De brug naar boekhouden — heel licht
Voordat we gaan oefenen, wil Karin je nog één ding laten zien. Iets om gerust te stellen, niet om je zorgen over te maken.
*"Weet je,"* zegt ze rustig, *"wat je vandaag bouwt, is precies hoe elk serieus bedrijf het ook doet. Echt waar. Grote bedrijven houden óók bij wat er binnenkomt en wat eruit gaat — alleen noemen ze het daar met andere woorden, en het is groter. Wat hier bij jou **'In'** heet, gaat bij een bedrijf straks **'opbrengsten'** heten. En wat hier **'Uit'** heet, noemen ze daar **'kosten'**. Maar het idee is precies hetzelfde: geld erbij, geld eraf."*
Dat is alles wat je er voor nu over hoeft te weten. We gaan die vaktermen nog niet gebruiken — vandaag blijft het lekker bij **In** en **Uit**. Maar het is fijn om te weten dat je met dit eenvoudige kasboek al een echte basis legt. Straks, als we het over de echte boekhouding gaan hebben, herken je het meteen: "o, dit ken ik al — dit is gewoon mijn kasboek, maar dan met nettere woorden."
In je kasboek | ZZP-administratie
In = geld dat binnenkomt van klanten
Uit = geld dat weggaat aan kosten
Lekker simpel
---
Bij een groter bedrijf | dezelfde gedachte
In wordt 'opbrengsten'
Uit wordt 'kosten'
Andere woorden, zelfde idee
---
Geen zorgen | je kent het al
Die vaktermen komen later
Vandaag blijft het In en Uit
Je hebt het fundament al> TIP: Schrik niet van het woord "boekhouden". Als je het kasboek van vandaag snapt, snap je het belangrijkste idee al. De rest van deze cursus bouwt rustig voort op precies dit ene principe: bijhouden wat er binnenkomt en wat eruit gaat.
---
De puntjes op de i: opmaak
Je kasboek werkt nu al. Maar laten we het ook even **netjes maken**, zodat het prettig leest. Hiervoor gebruik je de opmaak-trucjes uit Module 3 — je kent ze al.
Twee dingetjes maken het verschil. Ten eerste: maak de **kopregel vetgedrukt**. Selecteer rij 1 (de rij met Datum, Omschrijving, In en Uit) en klik op de knop **B** (van vet/bold). Nu springen de kopjes er meteen uit.
Ten tweede: zet de bedragen als **euro** neer. Tot nu toe staan er kale getallen, zoals 1400 en 60. Selecteer de bedragen in de In- en Uit-kolom, en kies de **euro-opmaak** (het muntje-knopje, of via Getalopmaak → Valuta). Nu toont Excel ze netjes als **€ 1.400,00** en **€ 60,00**.
A B C D
┌──────────┬──────────────────┬───────────┬───────────┐
1 │ *Datum* │ *Omschrijving* │ *In (€)* │ *Uit (€)* │ ← vetgedrukt
2 │ 3 mei │ Opdracht klant │ €1.400,00 │ │
3 │ 4 mei │ Kantoorspullen │ │ € 60,00 │
4 │ 1 mei │ Verzekering │ │ € 80,00 │
5 │ 8 mei │ Kleine opdracht │ € 300,00 │ │
6 │ │ *Totaal* │ €1.700,00 │ € 140,00 │
└──────────┴──────────────────┴───────────┴───────────┘Karin lacht. *"Een mooi opgemaakt kasboek nodigt uit om het bij te houden. En het werkt nog precies zo goed als daarvoor. Het beste van twee werelden."*
> TIP: Onthoud het verschil: opmaak verandert alleen hoe een getal er uitziet, niet wat het ís. Onder een netjes opgemaakte "€ 60,00" zit nog gewoon het getal 60, waar SOM prima mee rekent. Je kunt dus gerust eerst alle bedragen invoeren en daarna pas de euro-opmaak aanzetten.
---
Even op een rij — wat heb je vandaag geleerd?
Best veel, en het paste mooi op elkaar voort. Je weet nu wat een **kasboek** is: een overzicht van het geld dat binnenkomt (**inkomsten**) en weggaat (**uitgaven**) in je bedrijf — handig, want zo houd je grip op je eigen onderneming. Je weet hoe je het opzet als een **nette lijst** met vier kolommen: **Datum**, **Omschrijving**, **In (€)** en **Uit (€)**. En je weet waarom In en Uit in **aparte kolommen** horen: geld erbij en geld eraf zijn twee verschillende dingen, als twee potjes op je bureau.
Je hebt geleerd hoe je regels invult — bij elke gebeurtenis één vraag: erbij of eraf? — en hoe je onderaan met **SOM** twee totalen uitrekent: alles in en alles uit. Tot slot maakte je het netjes op met een **vetgedrukte kopregel** en bedragen als **euro**.
*"Onthoud vooral dit,"* zegt Karin tot slot. *"Een kasboek is niets anders dan bijhouden wat er binnenkomt en wat eruit gaat. Geld erbij gaat in de In-kolom, geld eraf in de Uit-kolom, en SOM telt het op. Snap je dit, dan snap je het hart van alle boekhouden — bij Van Ginkel Solutions én bij elk ander bedrijf."*
Klaar voor de praktijk? In de missie hieronder bouw je het kasboek voor de eerste maand van Van Ginkel Solutions. Rustig aan, stap voor stap.
---
Missie
STORY: Alex heeft zijn eerste maand als freelancer achter de rug. Hij ontving €1.400 voor zijn eerste IT-klus, en later nog €300 voor een kleine opdracht. Aan kosten had hij €60 voor kantoorspullen en €80 voor zijn zakelijke verzekering. Karin legt een leeg werkblad voor hem neer. *"Nu gaan we dat bijhouden. Vier kolommen, twee totalen — en jij weet precies hoe je eerste maand als ondernemer eruitzag. Klaar?"*
Stap 1 — Typ de vier kopjes en maak ze vet
Start Excel op met een **Leeg werkblad**. Klik op cel **A1** (helemaal linksboven) en typ `Datum`. Druk op **Tab** om naar B1 te springen en typ `Omschrijving`. Tab weer, en typ in C1 het kopje `In (€)`. Tab nog eens, en typ in D1 het kopje `Uit (€)`.
Selecteer daarna rij 1 met je vier kopjes en klik op de knop **B** (vet) om ze vetgedrukt te maken.
A B C D
┌──────────┬──────────────────┬───────────┬───────────┐
1 │ *Datum* │ *Omschrijving* │ *In (€)* │ *Uit (€)* │ ← kopregel, vet
└──────────┴──────────────────┴───────────┴───────────┘Stap 2 — Voer de inkomsten in (In-kolom)
Klik op cel **A2**, de eerste lege rij. Vul per inkomst een regel in: datum in kolom A, omschrijving in kolom B, bedrag in de **In (€)**-kolom (kolom C). Typ het bedrag als **kaal getal**, dus `1400` en niet "1400 euro".
A B C D
┌──────────┬──────────────────┬───────────┬───────────┐
1 │ *Datum* │ *Omschrijving* │ *In (€)* │ *Uit (€)* │
2 │ 3 mei │ Opdracht klant │ 1400 │ │
3 │ 8 mei │ Kleine opdracht │ 300 │ │
└──────────┴──────────────────┴───────────┴───────────┘Stap 3 — Voer de uitgaven in (Uit-kolom)
Klik op de eerste lege regel eronder (cel **A4**) en vul per uitgave een regel in: datum, omschrijving, bedrag in de **Uit (€)**-kolom (kolom D).
A B C D
┌──────────┬──────────────────┬───────────┬───────────┤
4 │ 4 mei │ Kantoorspullen │ │ 60 │
5 │ 1 mei │ Verzekering │ │ 80 │
└──────────┴──────────────────┴───────────┴───────────┘Stap 4 — Reken met SOM de totalen uit
Klik op cel **C6**, direct onder je In-bedragen. Typ:
=SOM(C2:C5)Klik daarna op cel **D6** en typ:
=SOM(D2:D5)Zet in B6 nog even het woord `Totaal` erbij. Je ziet: **€1.700** binnengekomen, **€140** uitgegeven. Van Ginkel Solutions heeft zijn eerste maand afgesloten met een positief resultaat.
Stap 5 — Maak op als euro en sla op
Selecteer de bedragen in C2 tot en met D6 en zet ze als **euro** (Getalopmaak → Valuta). Bewaar daarna je werk via **Bestand → Opslaan als**. Noem het bestand:
kasboek-van-ginkel**Karin kijkt over zijn schouder mee en knikt.** *"Kijk eens aan. Je hebt je eerste kasboek gebouwd: kopjes bovenaan, klantbetalingen in de In-kolom, kosten in de Uit-kolom, twee totalen met SOM. Dit is iets wat je elke maand kunt blijven gebruiken — én het is precies de basis van wat later boekhouden heet. Volgende keer bouwen we hierop voort."*