Geen loon, vrijgesteld loon en gerichte vrijstellingen

Concepts

Het schema: vier categorieën

Niet alles wat een werknemer ontvangt van zijn werkgever is belast loon. Er zijn vier categorieën, en het is belangrijk deze te kunnen onderscheiden:

Geen loon | Valt buiten het systeem
Vergoeding of verstrekking staat niet in verband met de dienstbetrekking
Of: er is een speciale reden waarom het geen loon is
Geen loonheffingen van toepassing
---
Vrijgesteld loon | Wel loon, maar vrijgesteld
Wettelijk bepaalde vrijstelling
Jubileumuitkeringen tot een bepaald bedrag
Geen belasting over dit deel
---
Gerichte vrijstelling | Gaat NIET ten koste van vrije ruimte
Specifieke categorieën onbelaste vergoedingen
Onbelast voor werknemer én telt niet mee in de vrije ruimte
Reiskosten, studie, maaltijden zakelijk, etc.
---
Vrije ruimte (WKR) | Wel ten koste van vrije ruimte
Aangewezen eindheffingsloon
Onbelast voor werknemer, maar telt mee in de vrije ruimte
Bij overschrijding: 80% eindheffing

> EXAMTIP: Gerichte vrijstellingen gaan NIET ten koste van de vrije ruimte. Dit is cruciaal. Als je reiskosten €0,23/km vergoedt, gebruik je dus geen vrije ruimte.

Geen loon: drie situaties

Er zijn drie situaties waarbij iets wat de werknemer ontvangt **geen loon** is:

**1. Voordelen buiten de dienstbetrekking:** Een klein persoonlijk cadeau van de werkgever, niet vanwege de dienstbetrekking maar als persoonlijke attentie. Denk aan een bloemetje voor een ziek kind. Grens: **€25 of minder** per attentie.

**2. Intermediaire vergoedingen:** De werknemer schiet kosten voor namens de werkgever. Hij koopt kantoorbenodigdheden, betaalt een taxi voor de werkgever. Dit is geen loon — de werknemer geeft het geld terug aan de werkgever (of vergoedt het). Het verloopt via de werknemer, maar het is de kosten van de werkgever.

Intermediaire vergoeding: werknemer schiet voor
Voorbeeld: Fatima koopt een printcartridge voor €35 voor VGS
Zij declareert €35 terug
Dit is geen loon: het is een vergoeding van kosten die van de werkgever zijn

**3. Verstrekkingen waarvoor werknemer volledige factuurwaarde betaalt:** Als de werkgever iets verstrekt maar de werknemer betaalt er de volle prijs voor, is er geen voordeel voor de werknemer → geen loon.

Vrijgesteld loon: jubileumuitkering

Een **jubileumuitkering** (dienstjaaruitkering) bij een bijzonder dienstjubileum is vrijgesteld tot een bepaald bedrag. De exacte bedragen staan in de wet en worden periodiek aangepast.

Vrijgestelde jubileumuitkering:
- 25-jarig dienstjubileum: vrijgesteld tot 1 maandloon
- 40-jarig dienstjubileum: vrijgesteld tot 1 maandloon
- Overig: belast (tenzij via WKR of gerichte vrijstelling)

Gerichte vrijstellingen: de belangrijkste categorieën

Gerichte vrijstellingen zijn de meest uitgebreide categorie. Ze gaan niet ten koste van de vrije ruimte en zijn onbelast voor de werknemer.

Reiskosten en woon-werk | €0,23 per km (2026)
Maximaal €0,23 per kilometer onbelast
Zowel zakelijk als woon-werk (met vastgelegd traject)
OV-abonnement: volledig onbelast als zakelijk of woon-werk
Eigen auto, fiets of OV: allemaal mogelijk
---
Studie- en opleidingskosten | Voor de functie
Kosten voor studie of opleiding noodzakelijk voor de functie
Cursussen, examengeld, studieboeken, reiskosten studie
Onbelast als de opleiding bijdraagt aan het werk
Geldt ook voor outplacement bij ontslag
---
Maaltijden zakelijk | Niet op de vaste werkplek
Zakelijk diner buiten de werkplek
Maaltijden tijdens dienstreizen
Let op: lunch op de vaste werkplek valt hier NIET onder (nihilwaardering of WKR)
---
Verhuiskosten | Bij functiegerelateerde verhuizing
Verhuizing is noodzakelijk voor de functie
Maximaal €7.750 onbelast (2026)
Extra onbelast als de verhuizing door werkgever is georganiseerd
---
Gereedschappen en computers | Noodzakelijkheidscriterium
Gereedschappen, computers, mobiele telefoons
Vereiste: noodzakelijk voor de functie
Werkgever bepaalt of het noodzakelijk is
Geen noodzakelijkheid → belast of WKR
---
Producten eigen bedrijf | Kortingsregeling
Werknemer koopt producten van zijn eigen werkgever
Maximaal 20% korting of €500 per jaar onbelast
Bovenmatige korting: belast of WKR
---
Arbovoorzieningen thuis | Thuiswerkplek
Ergonomische aanpassingen thuiswerkplek
Arbo-verantwoord bureau, beeldscherm, stoel
Voorwaarde: thuiswerkplek voldoet aan arbonormen

> EXAMTIP: De reiskostenvergoeding van €0,23/km is een gerichte vrijstelling. Ze gaat NIET ten koste van de vrije ruimte. Meer dan €0,23/km vergoeden? Het bovenmatige deel kan in de vrije ruimte.

Nihilwaarderingen: waarde = €0

Nihilwaarderingen zijn voorzieningen of verstrekkingen waarbij de waarde voor de loonheffingen wordt gesteld op **€0**. De werknemer heeft er een voordeel van, maar het telt niet als loon.

Voorzieningen op de werkplek | Nihil
Bureau, bureaustoel, computer (op de werkplek)
Beeldscherm, toetsenbord, printer
Arbo-hulpmiddelen op het werk
Waarde = €0 voor loonheffingen
---
Consumpties op de werkplek | Nihil
Koffie, thee, frisdrank op de werkplek
Fruit, snoep op de werkplek
Let op: GEEN maaltijden (die zijn apart geregeld)
---
Werkkleding en uniformen | Nihil (mits aan voorwaarden voldaan)
Werkkleding met een logo van de werkgever
Kleding die op de werkplek achterblijft
Verplichte beschermende kleding
Normaal eigen kleding die ook privé te dragen is: belast

---

Missie

STORY: Karin wil alle vergoedingen die VGS dit jaar heeft gedaan categoriseren. Zo weet ze precies welke vergoedingen onbelast zijn, welke in de vrije ruimte vallen en welke belast zijn.

Stap 1 — Maak het categorisatieoverzicht

Open Excel, tabblad **Vergoedingen-categorisatie**.

A1: Omschrijving vergoeding
B1: Ontvanger
C1: Bedrag
D1: Categorie (geen loon / vrijgesteld / gerichte vrijstelling / WKR / belast loon)
E1: Ten koste van vrije ruimte? (J/N/n.v.t.)
F1: Toelichting

Stap 2 — Vul alle vergoedingen van VGS in

Rij 2:  Reiskostenvergoeding €0,23/km × 650 km | Fatima | €150/mnd | Gerichte vrijstelling | N | €0,23/km, woon-werk
Rij 3:  Kerstpakket €75 p.p. | Alle 8 mwrs | €600 | WKR | J | Aangewezen eindheffingsloon
Rij 4:  Laptop voor thuiswerken | Samira | €1.200 | Gerichte vrijstelling | N | Noodzakelijk voor functie
Rij 5:  Cursus Excel (functiegerelateerd) | Lars | €450 | Gerichte vrijstelling | N | Studie voor de functie
Rij 6:  Kantoorbenodigdheden gedeclareerd | Fatima | €35 | Geen loon | N | Intermediaire vergoeding
Rij 7:  Bedrijfsuitje | Alle mwrs | €1.200 | WKR | J | Aangewezen eindheffingsloon
Rij 8:  Koffie/thee op kantoor | Alle mwrs | pm | Geen loon (nihil) | N | Nihilwaardering consumpties werkplek
Rij 9:  Vergoeding €0,30/km woon-werk | Henk | [berekenen] | Deels gerichte vrijstelling / deels WKR | Deels | Bovenmatig: €0,07/km in WKR
Rij 10: Bloemetje ziek kind Samira | Samira | €22 | Geen loon | N | Persoonlijke attentie ≤€25
Rij 11: Bonus (eenmalig) | Fatima | €2.400 | Belast loon | N/a | Bijzondere beloning, apart tarief tabel

Stap 3 — Bereken het bovenmatige reiskostenbedrag voor Henk

Henk rijdt 800 km per maand woon-werk.
VGS vergoedt €0,30/km.
Totaal vergoed: 800 × €0,30 = €240
Gericht vrijgesteld: 800 × €0,23 = €184
Bovenmatig (in WKR): €240 - €184 = €56 per maand → €672 per jaar

Vul dit in bij rij 9.

Stap 4 — Maak een samenvatting

Voeg een samenvatting toe:

Totaal gerichte vrijstellingen (niet in vrije ruimte): [SOM van rijen met N in kolom E]
Totaal WKR-aanwijzingen (wel in vrije ruimte): [SOM van rijen met J in kolom E]
Vrije ruimte VGS: €5.161
Overschrijding: [MAX(0, totaal WKR - vrije ruimte)]

Sla op als **VGS-vergoedingen-categorisatie.xlsx**.