Excel voor de loonadministratie (LH4)
Module 1 — Loonheffingen, Administratie & Aangifte
Tabellen voor loonstaten, TODAY en WORKDAY voor aangifte-deadlines, WEEKDAY voor tijdvakbepaling
Concepts
Van loonstaat naar digitale administratie
Op LH4-niveau is de loonadministratie aanzienlijk complexer dan op LH3. Van Ginkel Solutions BV heeft te maken met diverse contractvormen, tijdvakken, aangiftedeadlines en wettelijke verplichtingen. Karin gebruikt Excel als controlemiddel naast het formele salarispakket.
In dit hoofdstuk bouw je een uitgebreide loonstaat-structuur in Excel, inclusief tijdvakbepaling via **WEEKDAY** en automatische deadline-berekeningen via **WORKDAY** en **TODAY**.
Loonstaat | Begrip
- Individuele opgave loon en inhoudingen
- Per werknemer per tijdvak
- Basis voor de loonaangifte
---
WEEKDAY | Datumfunctie
- Geeft dagnummer van de week
- Type 2: maandag=1, zondag=7
- Handig voor tijdvakbepaling
---
WORKDAY | Deadline-berekening
- Telt werkdagen op
- Slaat weekenden over
- Cruciaal voor aangifte-deadlinesTijdvakbepaling met WEEKDAY
Bij VGS wordt maandelijks aangifte gedaan. Maar voor medewerkers met een variabel werkrooster of weekloonstaat is het soms nodig te weten in welke aangifteperiode een betaaldag valt. WEEKDAY helpt hierbij:
Syntaxis:
=WEEKDAY(datum; type)
type 1: zondag = 1, zaterdag = 7 (Amerikaanse volgorde)
type 2: maandag = 1, zondag = 7 (Europese volgorde — gebruik dit)
Voorbeelden:
=WEEKDAY("02-06-2026"; 2) → 2 (dinsdag)
=WEEKDAY("07-06-2026"; 2) → 7 (zondag)
Is een datum een werkdag?
=ALS(WEEKDAY(A2;2)<=5; "Werkdag"; "Weekend of feestdag")
Welk weeknummer?
=WEEKNUMMER(A2; 2) → ISO-weeknummer (week begint op maandag)Tijdvakkenmenu met datumformules
Voor de loonaangifte wil je per tijdvak weten wat de eerste en laatste dag van het tijdvak zijn, en wat de uiterste aangiftedatum is:
Tabblad: Tijdvakken
Kolom A: TijdvakCode (bijv. 2026-01)
Kolom B: StartDatum (eerste dag van de maand)
=DATUM(LINKS(A2;4); RECHTS(A2;2); 1)
Kolom C: EindDatum (laatste dag van de maand)
=EOMONTH(B2; 0)
Kolom D: AangifteDdl (eerste werkdag ná de maand)
=WORKDAY(C2; 1)
Kolom E: DagenResterend (tot de deadline)
=D2-TODAY()
Kolom F: Status
=ALS(E2<0; "Verlopen";
ALS(E2<=7; "Deadline nadert";
"Op tijd"))
Voorbeeldresultaten:
TijdvakCode | StartDatum | EindDatum | AangifteDdl | Resterend | Status
2026-01 | 01-01-2026 | 31-01-2026 | 02-02-2026 | -120 | Verlopen
2026-02 | 01-02-2026 | 28-02-2026 | 02-03-2026 | -92 | Verlopen
2026-06 | 01-06-2026 | 30-06-2026 | 01-07-2026 | 29 | Op tijd> EXAMTIP: De aangifte loonheffingen is uiterlijk de eerste werkdag van de maand ná het tijdvak. Bij maandaangifte: tijdvak januari → deadline eerste werkdag februari. Gebruik WORKDAY(EOMONTH(datum;0);1) om de deadline automatisch te berekenen — weekends worden zo automatisch overgeslagen.
Loonstaat als Excel-Tabel
De loonstaat bevat per medewerker per tijdvak alle looncomponenten. Op LH4-niveau is dit uitgebreider dan op LH3:
Tabel: Loonstaat
Kolommen:
A: Tijdvak
B: MedewerkerID
C: Naam
D: BrutoloonMnd
E: VakantietoeslagOpbouw (bijv. 8% van D)
F: PensioenpremieWn (werknemersdeel)
G: PensioenpremieWg (werkgeversdeel — werkgeverskosten)
H: Grondslag (=D-F)
I: LoonheffingIngehouden
J: PremieAWf (werkgeversbetaling)
K: PremieAof
L: PremieWhk
M: WerkgeverZvw
N: TotaalWerkgeverskosten (=G+J+K+L+M)
O: NettoLoon (=D-F-I)
P: Tijdvaktype (Maand/Week/4-weken)
Formules in de tabel:
E: =[@BrutoloonMnd]*0,08
F: =[@BrutoloonMnd]*0,04
G: =[@BrutoloonMnd]*0,06
H: =[@BrutoloonMnd]-[@PensioenpremieWn]
N: =[@PensioenpremieWg]+[@PremieAWf]+[@PremieAof]+[@PremieWhk]+[@WerkgeverZvw]
O: =[@BrutoloonMnd]-[@PensioenpremieWn]-[@LoonheffingIngehouden]Vakantietoeslag opbouw bewaken
Op LH4-niveau is vakantietoeslag een apart aandachtspunt. VGS bouwt maandelijks vakantietoeslag op (8% van het brutoloon). Karin wil bijhouden hoeveel ieder opgebouwd heeft:
Tabblad: VakantietoeslagOpbouw
Formule totale opbouw per medewerker YTD:
=SOMMEN.ALS(Loonstaat[VakantietoeslagOpbouw];
Loonstaat[MedewerkerID]; [@MedewerkerID];
Loonstaat[Tijdvak]; "<="&HuidigTijdvak)
Uitbetalingsmaand (stel: mei voor alle medewerkers):
=WORKDAY(DATUM(JAAR(TODAY()); 5; 31); 1)
→ Eerste werkdag in juni (uitbetaling vakantiegeld)
Signaal als uitbetaling < 30 dagen:
=ALS(WORKDAY(DATUM(JAAR(TODAY());5;31);1)-TODAY()<=30; "Verwerken!"; "")> EXAMTIP: Vakantietoeslag moet minimaal 8% van het loon bedragen over de periode dat de werknemer aanspraak heeft. Uitbetaling is veelal in mei of juni. Let op: vakantietoeslag is ook loon en valt onder de loonheffingen — het verhoogt de grondslag in het tijdvak van uitbetaling, vaak via de bijzondere beloningentabel.
Administratieve verplichtingen bewaken
Op LH4 weet je dat de werkgever diverse administratieve verplichtingen heeft: een loonadministratie voeren, de identiteit van werknemers controleren, loonstroken verstrekken, een handtekeningenlijst bij contante betalingen. In Excel zet je een checklist:
Tabblad: AdminChecklist
A: Verplichting
B: Deadline
C: Status (Gedaan / Open / Niet van toepassing)
D: Toelichting
Voorbeeldrijen:
Loonaangifte 2026-01 | 02-02-2026 | Gedaan | Ingediend 28-01-2026
Loonaangifte 2026-02 | 02-03-2026 | Gedaan | Ingediend 25-02-2026
Loonstroken jan. verstrekken | 31-01-2026 | Gedaan |
ID-verificatie VGS-008 | 01-03-2024 | Gedaan | Kopie paspoort gearchiveerd
Vakantiegeld uitbetalen | 01-06-2026 | Open | Verwerken in mei-aangifte---
Missie
STORY: VGS heeft in de eerste helft van 2026 uitbreiding gepland. Karin bereidt de loonadministratie voor op het nieuwe jaar. Ze wil een complete loonstaat opzetten met tijdvakbewaking en een checklist voor de administratieve verplichtingen. Jij helpt haar dit in Excel te bouwen.
Stap 1 — Tijdvakkentabel aanmaken
Maak een nieuw Excel-bestand **VGS-loonstaat-lh4.xlsx**. Maak een tabblad **Tijdvakken**.
Vul de tijdvakkentabel voor 2026 in (12 rijen, januari t/m december):
Kolom A: TijdvakCode (2026-01 t/m 2026-12)
Kolom B: StartDatum =DATUM(LINKS(A2;4)*1; RECHTS(A2;2)*1; 1)
Kolom C: EindDatum =EOMONTH(B2;0)
Kolom D: AangifteDdl =WORKDAY(C2;1)
Kolom E: DagenTotDdl =D2-TODAY()
Kolom F: Status =ALS(E2<0;"Verlopen"; ALS(E2<=7;"Deadline nadert";"Op tijd"))
Gebruik voorwaardelijke opmaak op kolom F:
- Groen voor "Op tijd"
- Oranje voor "Deadline nadert"
- Rood voor "Verlopen"Stap 2 — Loonstaat invullen
Maak een tabblad **Loonstaat** met de volledige tabel uit de CONCEPTS-sectie.
Vul voor tijdvakken 2026-01 t/m 2026-03 de gegevens in voor alle 8 medewerkers.
Gebruik de brutolonen uit de personeelslijst.
Laat Excel de formules automatisch berekenen voor:
- VakantietoeslagOpbouw (8% van brutoloon)
- Pensioen werknemer (4%) en werkgever (6%)
- Grondslag (brutoloon - pensioenpremie wn)
- Nettoloon (brutoloon - pensioenpremie wn - loonheffing)
- Totale werkgeverskosten
Voeg onderaan per tijdvak een totaalrij toe:
=SOMMEN.ALS(Loonstaat[BrutoloonMnd]; Loonstaat[Tijdvak];"2026-01")
(herhaal voor elk gewenst tijdvak en elke kolom)Stap 3 — Administratieve checklist
Maak een tabblad **AdminChecklist** met de verplichtingen voor VGS in 2026:
Vul minimaal 8 rijen in met verplichtingen:
- Loonaangiften per tijdvak (januari t/m huidig tijdvak)
- ID-verificatie voor alle medewerkers
- Verstrekking loonstroken
- Vakantiegeld uitbetaling
- Bewaarplicht documenten
Gebruik een dropdown via Gegevensvalidatie voor de Status-kolom:
Toegestane waarden: Gedaan; Open; Niet van toepassing
Voeg een KPI-cel toe die telt hoeveel verplichtingen nog Open zijn:
=AANTAL.ALS(AdminChecklist[Status];"Open")