Excel — WKR-administratie en Vrije Ruimte

Concepts

De WKR-administratie in Excel

De Werkkostenregeling (WKR) bepaalt hoeveel een werkgever belastingvrij mag vergoeden aan werknemers. Overschrijding van de vrije ruimte leidt tot 80% eindheffing. Een goede Excel-WKR-tracker voorkomt onaangename verrassingen.

Vrije ruimte berekening | jaarlijks
1,92% over loonsom tot €400.000
1,18% over het meerdere boven €400.000
Gerichte vrijstellingen tellen NIET mee (reiskostenvergoeding, studiekosten)
Aangewezen vergoedingen tellen WEL mee
---
FILTER voor WKR-overzicht | selectie
Filter aangewezen vergoedingen uit alle personeelskosten
Sluit gerichte vrijstellingen uit
Toon real-time: gebruikte vrije ruimte vs beschikbaar
---
SORTBY voor rangschikking | inzicht
Sorteer op hoogste vergoeding → zie wie het meest bijdraagt
Sorteer op datum → analyseer seizoenspatronen
Combineer FILTER + SORTBY voor complete WKR-rapportage

WKR-tracker structuur

Van Ginkel Solutions BV — WKR-tracker 2025

Loonsom:     €380.000  (schatting jaarlijks)
Vrije ruimte: €380.000 × 1,92% = €7.296

Kolommen vergoedingentabel:
A: Datum | B: Medewerker | C: Omschrijving | D: Bedrag
E: Categorie (gerichte vrijstelling / aangewezen / nihil)
F: Telt mee voor WKR? (ja/nee, met ALS-formule)

FILTER: alleen aangewezen vergoedingen tonen

Totaal aangewezen vergoedingen (tellen mee voor vrije ruimte):
=SOM(FILTER(D2:D100; F2:F100="ja"; 0))

Overschrijding detecteren:
=ALS(C3 > C4; "⚠ OVERSCHRIJDING: " & TEKST(C3-C4; "€#.##0") & " eindheffing"; "OK")

Resterende vrije ruimte:
=C4 - C3  (vrije ruimte minus gebruikt)

SORTBY: hoogste posten bovenaan

Vergoedingen gesorteerd van hoog naar laag:
=SORTBY(A2:D100; D2:D100; -1)  (-1 = aflopend)

Vergoedingen per medewerker gesorteerd op naam:
=SORTBY(FILTER(A2:D100; F2:F100="ja"); B2:B100; 1)

> EXAMTIP: De vrije ruimte is 1,92% over de eerste €400.000 loonsom en 1,18% over het meerdere. Gerichte vrijstellingen (reiskosten €0,23/km, studiekosten, arbovoorzieningen) tellen NIET mee voor de vrije ruimte. Alleen aangewezen vergoedingen verbruiken de vrije ruimte.

Eindheffing berekenen bij overschrijding

Overschrijding = aangewezen vergoedingen - vrije ruimte
Eindheffing = overschrijding × 80%

Van Ginkel Solutions BV:
Vrije ruimte:           € 7.296
Gebruikte vrije ruimte: € 8.100
Overschrijding:         €   804
Eindheffing (80%):      €   643,20

In Excel:
=MAX(0; C3-C4) × 80%
(MAX zorgt dat je geen negatieve eindheffing krijgt)

Missie

STORY: Van Ginkel Solutions BV heeft in het eerste kwartaal diverse personeelsvergoedingen gedaan. Karin vraagt je om een WKR-tracker bij te houden en te waarschuwen als de vrije ruimte dreigt te worden overschreden.

Stap 1 — WKR-tabel opzetten

Maak een tabel met de volgende vergoedingen:

| Datum    | Medewerker       | Omschrijving          | Bedrag | Categorie          |
| 15-01    | Fatima El Amrani | Reiskostenvergoeding  | €230   | Gerichte vrijst.   |
| 20-01    | Jan de Vries     | Kerstpakket           | €50    | Aangewezen         |
| 01-02    | Petra Smit       | Telefoonvergoeding    | €25/m  | Aangewezen         |
| 15-02    | Alle medewerkers | Personeelsfeest       | €600   | Aangewezen         |
| 01-03    | Jan de Vries     | Studiekosten          | €800   | Gerichte vrijst.   |

Voeg een ALS-formule toe die automatisch "ja" of "nee" berekent voor de kolom "Telt mee voor WKR".

Stap 2 — Vrije ruimte bewaking

Bereken:

• Loonsom Van Ginkel Solutions BV: €380.000
• Vrije ruimte (1,92%)
• Gebruikt tot nu toe (SOM van FILTER)
• Resterende ruimte
• Waarschuwingsformule als resterende ruimte < €500

Stap 3 — Sorteer op hoogste vergoedingen

Gebruik SORTBY om de aangewezen vergoedingen gesorteerd te tonen van hoog naar laag. Wie draagt het meest bij aan de verbruikte vrije ruimte?