Excel — Organisatieanalyse & Personeelsverdeling

Module 2 — Organisatie & Sociaal Beleid

IF/AND, PivotTables en kengetallen voor HR-analyses

Concepts

Excel als organisatie-analysetool

Organisatiestructuren zijn niet statisch. Bij Van Ginkel Solutions BV wil Karin regelmatig inzicht in de personeelsverdeling per afdeling, de diversiteitsverhouding en de voortgang van loopbaanplannen. Excel biedt hiervoor twee essentiële instrumenten: logische functies (IF/AND) voor beleidscontroles en PivotTables voor overzichtelijke aggregaties.

In dit hoofdstuk leer je hoe je sociaal beleid vertaalt naar controleerbare criteria in Excel en hoe je met PivotTables snel de organisatiestructuur in kaart brengt.

IF en AND: sociaal beleid controleren

Het sociaal beleid van Van Ginkel Solutions BV stelt dat elke afdeling minimaal 30% vrouwen moet hebben en dat medewerkers met meer dan 3 jaar dienst een loopbaangesprek moeten hebben gehad. Met IF en AND kun je per medewerker automatisch controleren of aan het beleid wordt voldaan.

Tabel: PersoneelAnalyse
| Naam           | Afdeling    | Geslacht | Dienstjaren | LoopbaanGesprek |
|----------------|-------------|----------|-------------|-----------------|
| Thijs Bakker   | Verkoop     | M        | 5           | Ja              |
| Sara Jansen    | Logistiek   | V        | 2           | Nee             |
| Marco de Vries | Directie    | M        | 9           | Ja              |
| Lena Smits     | HR          | V        | 6           | Ja              |
| Kevin Hoorn    | Verkoop     | M        | 1           | Nee             |
| Mia Brouwer    | Logistiek   | V        | 4           | Nee             |
| Daan Peters    | IT          | M        | 3           | Ja              |
| Sofie Visser   | Verkoop     | V        | 2           | Nee             |

Formule: controleer of loopbaangesprek verplicht én gedaan is
=IF(AND(D2>3; E2="Nee"); "ACTIE VEREIST"; "OK")

Resultaat in kolom F:
Thijs Bakker   → OK           (5 jaar, gesprek gehad)
Mia Brouwer    → ACTIE VEREIST (4 jaar, geen gesprek)
Marco de Vries → OK           (9 jaar, gesprek gehad)

Je kunt de formule uitbreiden met een COUNTIF om het totaal aantal actiepunten te tellen:

Totaal actiepunten:
=COUNTIF(F2:F9; "ACTIE VEREIST")

Percentage medewerkers met gesprek gedaan:
=COUNTIF(E2:E9;"Ja")/COUNTA(E2:E9)*100 → geeft percentage

> EXAMTIP: AND geeft WAAR als ALLE argumenten waar zijn. OR geeft WAAR als MINSTENS ÉÉN argument waar is. Combineer AND/OR altijd binnen een IF om een leesbare uitvoer te geven (tekst of getal) in plaats van WAAR/ONWAAR.

PivotTable: personeelsverdeling per afdeling

Een PivotTable is het krachtigste aggregatie-instrument van Excel. Je sleept velden naar rijen, kolommen en waarden en Excel berekent automatisch totalen, gemiddelden of tellingen.

PivotTable: Personeelsverdeling per afdeling

Rijen:    Afdeling
Kolommen: Geslacht
Waarden:  Aantal van Naam

Resultaat:
| Afdeling  | M | V | Eindtotaal |
|-----------|---|---|------------|
| Directie  | 1 | 0 | 1          |
| HR        | 0 | 1 | 1          |
| IT        | 1 | 0 | 1          |
| Logistiek | 1 | 1 | 2          |
| Verkoop   | 1 | 2 | 3          |
| Totaal    | 4 | 4 | 8          |

Diversiteitsratio totaal: 50% vrouw — voldoet aan beleid (>30%)
Afdeling Directie: 0% vrouw — NIET conform beleid

Stappen om een PivotTable aan te maken:

  1. Klik ergens in je datatabel
  2. Lint → Invoegen → PivotTable → nieuw werkblad
  3. Sleep "Afdeling" naar Rijen
  4. Sleep "Geslacht" naar Kolommen
  5. Sleep "Naam" naar Waarden (instellen op "Aantal")

Organisatiekengetallen bijhouden

Naast de PivotTable kun je vaste kengetallen berekenen die het management periodiek nodig heeft. Bij Van Ginkel Solutions BV houdt Karin de volgende KPI's bij op een apart "Dashboard"-werkblad:

Kengetallen Van Ginkel Solutions BV — Juni 2026

KPI                          | Formule                            | Waarde
-----------------------------|------------------------------------|---------
Totaal medewerkers           | =COUNTA(Naam)                      | 8
Vast contract %              | =COUNTIF(Contract;"Vast")/8*100    | 62,5%
Gemiddelde beoordeling       | =AVERAGE(Beoordeling)              | 7,95
Medewerkers >3jr dienst      | =COUNTIF(Dienstjaren;">"&3)        | 4
Actiepunten loopbaangesprek  | =COUNTIF(LoopbaanCheck;"ACTIE")    | 1
Diversiteitsratio (vrouw)    | =COUNTIF(Geslacht;"V")/8*100       | 50%
PivotTable | aggregeren
Groepeert en telt data automatisch
Klik en sleep velden naar rijen/kolommen/waarden
Ideaal voor snel totaalzicht per categorie
---
IF/AND | controleren
IF stelt een voorwaarde en geeft twee uitvoeren
AND combineert meerdere voorwaarden (allemaal waar)
Gebruik voor automatische beleidschecks
---
COUNTIF | tellen
Telt cellen die aan één criterium voldoen
Gebruik COUNTIFS voor meerdere criteria
Handig voor KPI-berekeningen

> EXAMTIP: Bij een PivotTable kun je het veld in "Waarden" instellen op Aantal, Som, Gemiddelde, Max of Min. Standaard kiest Excel "Som" voor getallen en "Aantal" voor tekst. Controleer altijd welke instelling actief is via "Waardeveldinstellingen".

Missie

STORY: Het management van Van Ginkel Solutions BV wil een halfjaarlijks HR-overzicht. Karin heeft jou gevraagd een analyse te maken van de personeelsverdeling, diversiteitsratio en loopbaanstatus. Het eindproduct is een werkmap met drie werkbladen: de brondata, een PivotTable-analyse en een dashboard met kengetallen.

Stap 1 — Beleidschecks met IF/AND toevoegen

Open het personeelsregister en voeg een controlekolom toe voor het loopbaanbeleid.

Stappen:
1. Voeg kolom G toe met koptekst "LoopbaanCheck"
2. Typ in G2:
   =IF(AND([@Dienstjaren]>3; [@LoopbaanGesprek]="Nee"); "ACTIE VEREIST"; "OK")
3. Laat Excel de formule automatisch doorvoeren in alle rijen
4. Voeg kolom H toe met koptekst "DiversiteitsOpmerking"
5. Typ in H2:
   =IF([@Geslacht]="V"; "Telt mee voor diversiteitsdoel"; "")
6. Tel het totaal aantal actiepunten onderaan de tabel:
   =COUNTIF(G:G; "ACTIE VEREIST")

Stap 2 — PivotTable voor personeelsverdeling aanmaken

Maak een nieuw werkblad "PivotAnalyse" en bouw de personeelsverdeling op.

Stappen:
1. Klik in de brondata-tabel
2. Lint → Invoegen → PivotTable → kies "Nieuw werkblad"
3. Hernoem het werkblad naar "PivotAnalyse"
4. Sleep de velden:
   - "Afdeling"    → Rijlabels
   - "Geslacht"    → Kolomlabels
   - "Naam"        → Waarden (instellen op Aantal)
5. Voeg een tweede PivotTable toe ernaast:
   - "Afdeling"    → Rijlabels
   - "Contract"    → Kolomlabels
   - "Naam"        → Waarden (Aantal)
6. Geef beide PivotTables een duidelijke koptekst boven de tabel

Stap 3 — Dashboard met kengetallen bouwen

Maak een werkblad "Dashboard" dat de belangrijkste HR-kengetallen weergeeft.

Dashboard-opzet (werkblad "Dashboard"):
Cel A1: "HR Kengetallen — Van Ginkel Solutions BV — Halfjaar 2026"

Cel A3: "KPI"
Cel B3: "Waarde"

A4: Totaal medewerkers         B4: =COUNTA(Brondata!B:B)-1
A5: Vast contract %            B5: =COUNTIF(Brondata!D:D;"Vast")/(COUNTA(Brondata!D:D)-1)*100
A6: Gem. beoordeling           B6: =AVERAGE(Brondata!F:F)
A7: Diversiteitsratio vrouw %  B7: =COUNTIF(Brondata!E:E;"V")/(COUNTA(Brondata!E:E)-1)*100
A8: Actiepunten loopbaan       B8: =COUNTIF(Brondata!G:G;"ACTIE VEREIST")
A9: Conform diversiteitsbeleid B9: =IF(B7>=30;"JA — boven 30%";"NEE — onder 30%")

Opmaak: gebruik Voorwaardelijke opmaak op B9
- Groen als waarde "JA" bevat
- Rood als waarde "NEE" bevat