Excel — Communicatierapportage & HR-Dashboard

Module 3 — Communicatie

Grafieken, PivotCharts en dashboards voor communicatieoverzichten

Concepts

Van communicatiedata naar inzicht

Goede communicatie binnen een organisatie is meetbaar. Bij Van Ginkel Solutions BV registreert Karin het aantal gehouden vergaderingen, verstuurde brieven, en gevoerde gesprekken per maand. Met Excel kun je deze communicatiedata omzetten naar overzichtelijke grafieken en een dashboard dat in één oogopslag laat zien hoe de interne communicatie verloopt.

In dit hoofdstuk leer je hoe je gegevens visualiseert met staaf- en lijngrafieken, hoe je met een PivotChart gespreksresultaten analyseert en hoe je alles samenbrengt in een professioneel HR-communicatiedashboard.

Grafieken maken: communicatievloeioverzicht

Excel biedt meerdere grafiektypen. Voor communicatiedata zijn de meest bruikbare:

**Staafgrafiek (Clustered Bar)** — vergelijken van categorieën naast elkaar
**Lijndiagram** — verloop over tijd
**Gestapelde staafgrafiek** — aandelen binnen een totaal

Brondata: Communicatieactiviteiten per maand (2026)

| Maand    | Vergaderingen | Brieven | Gesprekken | Totaal |
|----------|---------------|---------|------------|--------|
| Januari  | 4             | 12      | 8          | 24     |
| Februari | 3             | 9       | 6          | 18     |
| Maart    | 5             | 15      | 11         | 31     |
| April    | 4             | 10      | 9          | 23     |
| Mei      | 6             | 18      | 14         | 38     |
| Juni     | 5             | 13      | 10         | 28     |

Stappen voor lijndiagram (Totaal communicatie per maand):
1. Selecteer kolom A (Maand) + kolom E (Totaal)
2. Lint → Invoegen → Grafieken → Lijndiagram → Lijn met markeringen
3. Grafiektitel: "Totale communicatieactiviteit — VGS 2026"
4. X-as: Maand, Y-as: Aantal activiteiten

Een gestapelde staafgrafiek laat zien hoe de communicatiemix verandert per maand:

Stappen voor gestapelde staafgrafiek (alle drie communicatietypen):
1. Selecteer A1:D7 (Maand + Vergaderingen + Brieven + Gesprekken)
2. Lint → Invoegen → Grafieken → Staafgrafiek → Gestapeld
3. Voeg gegevenslabels toe via: Grafiekelement toevoegen → Gegevenslabels → Binnenste einde
4. Gebruik afwijkende kleuren per communicatietype

> EXAMTIP: Kies het grafiektype op basis van wat je wilt communiceren. Lijndiagram = verloop over tijd. Staafgrafiek = vergelijken van categorieën. Cirkeldiagram = aandelen van een geheel (gebruik spaarzaam, max 5 segmenten).

PivotChart: gespreksresultaten analyseren

Na elk formeel gesprek (functioneringsgesprek, sollicitatiegesprek, exitgesprek) noteert Karin het resultaat. Met een PivotTable én PivotChart kun je de uitkomsten snel analyseren.

Brondata: GespreksLog 2026

| Datum      | Type Gesprek        | Medewerker/Kandidaat | Resultaat       |
|------------|---------------------|----------------------|-----------------|
| 15-01-2026 | Functioneringsgesprek | Thijs Bakker       | Positief        |
| 22-01-2026 | Sollicitatiegesprek | Rob Koster           | Afgewezen       |
| 10-02-2026 | Functioneringsgesprek | Sara Jansen        | Verbeterpunt    |
| 03-03-2026 | Exitgesprek         | Oud-medewerker       | Neutraal        |
| 18-03-2026 | Sollicitatiegesprek | Tim Kuijpers         | Aangenomen      |
| 05-04-2026 | Functioneringsgesprek | Kevin Hoorn        | Verbeterpunt    |
| 20-05-2026 | Functioneringsgesprek | Mia Brouwer        | Positief        |
| 12-06-2026 | Sollicitatiegesprek | Anna Dekker          | In overweging   |

PivotTable-indeling:
Rijen:    Type Gesprek
Kolommen: Resultaat
Waarden:  Aantal van Datum

Een PivotChart maak je direct vanuit de PivotTable:

PivotChart aanmaken:
1. Klik ergens in de PivotTable
2. Lint → PivotTable analyseren → PivotChart
3. Kies Staafgrafiek → Gegroepeerd
4. De grafiek filtert automatisch mee als je de PivotTable aanpast
5. Voeg een Slicer toe voor "Type Gesprek":
   Lint → PivotTable analyseren → Slicer invoegen → Type Gesprek

De Slicer is een visuele filterknop: klik op "Functioneringsgesprek" en de grafiek toont direct alleen die resultaten.

HR-communicatiedashboard bouwen

Een dashboard combineert meerdere grafieken en kengetallen op één werkblad. Het geeft het management snel inzicht zonder door meerdere werkbladen te hoeven scrollen.

Dashboard-opzet: werkblad "Communicatie Dashboard"

Sectie 1 — Kengetallen (rijen 1-6):
+------------------------------------------+
| HR Communicatiedashboard — VGS 2026      |
+------------------------------------------+
| Totaal activiteiten YTD:  162            |
| Meest actieve maand:      Mei (38)       |
| Gem. gesprekken/maand:    9,7            |
| % Positieve gesprekken:   37,5%          |
+------------------------------------------+

Sectie 2 — Lijndiagram activiteiten (rijen 8-22)
  [Lijndiagram: Totale communicatie per maand]

Sectie 3 — PivotChart gespreksresultaten (rijen 24-38)
  [Staafgrafiek: Resultaten per gesprekstype]
  [Slicer: Type Gesprek]

Lijndiagram | trend
Toont verloop van waarden over tijd
Ideaal voor maandelijkse of jaarlijkse trends
Voeg markeringen toe voor betere leesbaarheid
---
PivotChart | analyse
Gekoppeld aan een PivotTable
Past automatisch aan bij PivotTable-filters
Voeg Slicers toe voor interactief filteren
---
Dashboard | overzicht
Combineert grafieken en kengetallen op één blad
Gebruik geen externe data — verwijs naar andere bladen
Zorg voor duidelijke titels en sectie-indeling

> EXAMTIP: Een PivotChart is altijd gekoppeld aan een PivotTable. Als je de PivotTable filtert of de brondata wijzigt, past de PivotChart automatisch mee aan. Je kunt meerdere PivotCharts aan dezelfde PivotTable koppelen voor verschillende visualisaties van dezelfde data.

Missie

STORY: Het jaar is halverwege en directeur Marco de Vries wil een presentatie geven aan het team over de communicatiecijfers van 2026. Karin heeft jou gevraagd een professioneel communicatiedashboard te maken in Excel. Het dashboard moet drie secties bevatten: een overzicht van communicatieactiviteiten per maand, een analyse van gespreksresultaten en de belangrijkste kengetallen.

Stap 1 — Communicatiedata invoeren en eerste grafiek maken

Zet de maandelijkse communicatiedata in een tabel en visualiseer het verloop.

Stappen:
1. Maak werkblad "Data" aan en voer de communicatietabel in (6 maanden)
2. Voeg kolom E "Totaal" toe met de formule: =SOM(B2:D2)
3. Selecteer kolom A (Maand) en kolom E (Totaal) samen
   (Houd Ctrl ingedrukt om niet-aaneengesloten bereiken te selecteren)
4. Lint → Invoegen → Grafieken → Lijn met markeringen
5. Grafiektitel: "Communicatietrend — VGS eerste halfjaar 2026"
6. Verplaats de grafiek naar een apart werkblad "Dashboard"

Stap 2 — PivotTable en PivotChart voor gespreksresultaten

Analyseer de gespreksresultaten per type met een PivotChart en Slicer.

Stappen:
1. Maak werkblad "GespreksLog" aan en voer de gesprekstabel in
2. Klik in de gesprekstabel → Lint → Invoegen → PivotTable → nieuw werkblad
3. Hernoem het PivotTable-werkblad naar "PivotGesprekken"
4. Sleep velden:
   - "Type Gesprek"  → Rijlabels
   - "Resultaat"     → Kolomlabels
   - "Datum"         → Waarden (Aantal)
5. Maak een PivotChart via: Lint → PivotTable analyseren → PivotChart → Gegroepeerde staaf
6. Voeg Slicer toe: Lint → PivotTable analyseren → Slicer invoegen → Type Gesprek
7. Kopieer grafiek + slicer naar het werkblad "Dashboard"

Stap 3 — Dashboard afmaken met kengetallen

Maak het dashboard compleet met berekende kengetallen en opmaak.

Stappen voor werkblad "Dashboard":

1. Voeg bovenaan een titelbalk toe:
   Cel A1: "HR Communicatiedashboard — Van Ginkel Solutions BV — H1 2026"
   Opmaak: vet, lettergrootte 14, achtergrondkleur donkerblauw, tekstkleur wit

2. Kengetallen-sectie (A3:B7):
   A3: "KPI"                           B3: "Waarde"
   A4: "Totaal activiteiten H1"        B4: =SOM(Data!E2:E7)
   A5: "Meest actieve maand"           B5: =INDEX(Data!A2:A7;MATCH(MAX(Data!E2:E7);Data!E2:E7;0))
   A6: "Gem. gesprekken per maand"     B6: =GEMIDDELDE(Data!D2:D7)
   A7: "Totaal gevoerde gesprekken"    B7: =SOM(Data!D2:D7)

3. Positioneer de lijndiagram rechts van de kengetallen (kolommen D-K)
4. Positioneer de PivotChart + Slicer eronder (rijen 10-25)
5. Verwijder rasterlijnen: Lint → Beeld → vink "Rasterlijnen" uit
6. Sla op als: HR_Communicatiedashboard_VGS_H1_2026.xlsx