Excel — AVG-gegevensbeheer & HRM-overzicht
Module 2 — Beroepsrol & AVG
XLOOKUP, datumfuncties en TODAY voor bewaartermijnen en toestemmingsbeheer
Concepts
AVG en Excel: gegevensbeheer structureren
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verplicht organisaties om persoonsgegevens niet langer te bewaren dan noodzakelijk. Elke categorie persoonsgegevens heeft een wettelijke of organisatorische bewaartermijn. Bij Van Ginkel Solutions BV beheert Karin een register van verwerkingsactiviteiten — een wettelijke verplichting voor bedrijven met verwerkingen van persoonsgegevens.
Excel is een praktisch hulpmiddel voor dit register: met XLOOKUP zoek je bewaartermijnen op per gegevenscategorie, met TODAY() bereken je automatisch wanneer gegevens vernietigd moeten worden, en met datumfuncties genereer je tijdige waarschuwingen.
XLOOKUP voor bewaartermijnen
Elke categorie persoonsgegevens heeft een eigen bewaartermijn. XLOOKUP koppelt de gegevenssoort aan de bijbehorende termijn uit een referentietabel.
Referentietabel: AVG_Bewaartermijnen
| Gegevenssoort | Termijn (jaren) | Grondslag |
|------------------------|-----------------|------------------------|
| Sollicitatiegegevens | 4 weken | AVG art. 5 (of 1 jaar) |
| Personeelsdossier | 7 jaar | Fiscale bewaarplicht |
| Salarisadministratie | 7 jaar | Fiscale bewaarplicht |
| Ziekteverzuimgegevens | 2 jaar | Arbeidsomstandighedenwet|
| Camerabeelden | 4 weken | AVG Richtlijn EDPB |
| Klantgegevens | 7 jaar | Fiscale bewaarplicht |
| Contracten | 5 jaar | Burgerlijk Wetboek |
| Toestemmingsregistratie| 3 jaar | AVG verantwoordingsplicht|
XLOOKUP-formule om termijn op te zoeken op basis van gegevenssoort:
=XLOOKUP(A2; AVG_Bewaartermijnen[Gegevenssoort]; AVG_Bewaartermijnen[Termijn (jaren)]; "Niet gevonden")> EXAMTIP: Onder de AVG geldt het "opslagbeperkingsbeginsel": persoonsgegevens mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. De bewaartermijn hangt af van de rechtsgrondslag: toestemming, overeenkomst, wettelijke verplichting of gerechtvaardigd belang.
TODAY() en datumfuncties voor automatische alertering
TODAY() geeft altijd de huidige datum terug. Gecombineerd met EDATE (voeg maanden toe aan een datum) en DATEDIF (bereken het verschil tussen twee datums) kun je automatisch berekenen wanneer gegevens verlopen.
Register verwerkingsactiviteiten VGS:
| Betrokkene | Gegevenssoort | Opgeslagen op | Termijn (j) | Verwijderdatum | Status |
|----------------|----------------------|---------------|-------------|----------------|--------------|
| Thijs Bakker | Personeelsdossier | 01-03-2019 | 7 | 01-03-2026 | ? |
| Rob Koster | Sollicitatiegegevens | 15-05-2026 | 0,077 | 12-06-2026 | ? |
| Alle klanten | Klantgegevens | 01-01-2020 | 7 | 01-01-2027 | ? |
| Vergadering A | Camerabeelden | 20-05-2026 | 0,077 | 17-06-2026 | ? |
Formules:
Verwijderdatum berekenen (kolom E):
=EDATE(C2; D2*12)
Status automatisch bepalen (kolom F):
=IF(TODAY() > E2; "VERLOPEN — vernietigen";
IF(TODAY() > EDATE(E2; -1); "VERLOOPT BINNENKORT";
"Actief — binnen termijn"))
Resultaat per vandaag (2 juni 2026):
Thijs Bakker → VERLOPEN — vernietigen (verwijderdatum 01-03-2026 is voorbij)
Rob Koster → VERLOOPT BINNENKORT (verwijderdatum 12-06-2026, <1 maand)
Alle klanten → Actief — binnen termijn
Vergadering A → VERLOOPT BINNENKORTDe functie EDATE(datum; maanden) voegt een aantal maanden toe aan een datum. Door bewaartermijnen in jaren × 12 te berekenen, zet je jaren om naar maanden voor EDATE.
Toestemmingsregistratie bijhouden
Voor verwerking op basis van toestemming (bijv. nieuwsbrief, cookies) moet je de gegeven toestemming documenteren. Karin registreert per betrokkene wanneer en voor welk doel toestemming is gegeven.
Toestemmingsregister VGS:
| Naam | Email | Doel | Toestemmingsdatum | Intrekbaar | Vervaldatum |
|-----------------|--------------------------|----------------|-------------------|------------|-----------------|
| Rob Koster | [email protected] | Nieuwsbrief | 15-01-2025 | Ja | =EDATE(D2;36) |
| Tim Kuijpers | [email protected] | Vacaturemail | 03-06-2025 | Ja | =EDATE(D3;36) |
| Anna Dekker | [email protected] | Nieuwsbrief | 22-09-2025 | Ja | =EDATE(D4;36) |
Controleregel: is toestemming nog geldig?
=IF(AND(TODAY()<F2; E2="Ja"); "Geldig"; "VERLOPEN of INGETROKKEN")
Verloopt binnen 60 dagen?
=IF(AND(F2-TODAY()<60; TODAY()<F2); "60-dagenalert: verlenging nodig"; "")HRM-systeem overzicht in Excel
Een HRM-systeem bevat alle personeelsgegevens. In Excel kun je een overzichtsworkbook bouwen als tussenoplossing voor kleine organisaties zoals Van Ginkel Solutions BV.
HRM-werkmap structuur VGS:
Werkblad 1: Personeelsregister — naam, functie, contract, schaal
Werkblad 2: AVG_Register — gegevenssoorten, bewaartermijnen, status
Werkblad 3: Toestemmingen — betrokkenen, doel, vervaldatum, geldigheid
Werkblad 4: Dashboard — openstaande acties, verlopende termijnen
Werkblad 5: Referentie_Termijnen — de AVG_Bewaartermijnen lookup-tabel
Navigatieschema:
Personeelsregister → XLOOKUP → Referentie_Termijnen → bewaartermijn
AVG_Register → TODAY() en EDATE → statusberekening
Dashboard → COUNTIF op statuscellen → actieoverzichtTODAY() | actuele datum
Geeft altijd de datum van vandaag terug
Herberekent bij elke bestandsopening
Gebruik voor dynamische termijnberekeningen
---
EDATE() | datumrekenen
Voegt een aantal maanden toe aan een datum
EDATE(datum; 12) = datum + 1 jaar
EDATE(datum; -1) = datum minus 1 maand
---
AVG-register | compliance
Documenteer welke gegevens je bewaart en waarom
Verplicht voor organisaties die persoonsgegevens verwerken
Maak het register toegankelijk bij een AVG-audit> EXAMTIP: Het AVG-register van verwerkingsactiviteiten is verplicht voor organisaties met 250 of meer medewerkers, maar ook voor kleinere organisaties die risicovolle of grootschalige verwerkingen uitvoeren. Als financieel-administratief medewerker of HR-medewerker kun je te maken krijgen met een AVG-audit — zorg dat je kunt aantonen dat gegevens tijdig worden vernietigd.
Missie
STORY: De Functionaris Gegevensbescherming (FG) van Van Ginkel Solutions BV heeft Karin gevraagd een actueel AVG-register op te leveren vóór de jaarlijkse privacyaudit op 15 juni 2026. Jij bouwt het register in Excel: bewaartermijnen automatisch berekend, een statuskolom die verlopen gegevens signaleert, en een dashboard met openstaande acties.
Stap 1 — AVG-bewaartermijnen koppelen met XLOOKUP
Stel het register van verwerkingsactiviteiten in met automatische termijnopzoeking.
Stappen:
1. Maak werkblad "Referentie" aan met de AVG_Bewaartermijnen-tabel (8 rijen)
2. Geef de tabel de naam "AVG_Bewaartermijnen" via Tabelbeheer
3. Maak werkblad "AVG_Register" aan met kolommen:
A: Betrokkene/Categorie
B: Gegevenssoort
C: Opgeslagen op (datum)
D: Termijn (jaren) — te vullen met XLOOKUP
E: Verwijderdatum — te berekenen met EDATE
F: Status — te berekenen met IF/TODAY
4. Voer voor kolom D de XLOOKUP-formule in:
=XLOOKUP([@Gegevenssoort]; AVG_Bewaartermijnen[Gegevenssoort]; AVG_Bewaartermijnen[Termijn (jaren)]; "CONTROLEREN")
5. Vul minimaal 8 verwerkingsactiviteiten van VGS inStap 2 — Automatische verwijderdatum en statusberekening
Bereken voor elke verwerking de verwijderdatum en de huidige status.
Stappen:
1. Verwijderdatum in kolom E:
=EDATE([@[Opgeslagen op]]; [@[Termijn (jaren)]]*12)
2. Status in kolom F:
=IF(TODAY() > [@Verwijderdatum];
"VERLOPEN — direct vernietigen";
IF(TODAY() > EDATE([@Verwijderdatum]; -1);
"ALERT: verloopt binnen 30 dagen";
"Actief"))
3. Voorwaardelijke opmaak toevoegen:
- Rijen met "VERLOPEN" → rode achtergrond
- Rijen met "ALERT" → oranje achtergrond
- Rijen met "Actief" → groene achtergrond
4. Gebruik formule-gebaseerde Voorwaardelijke opmaak op het volledige rijbereik:
- Rood: =$F2="VERLOPEN — direct vernietigen"
- Oranje: =LINKS($F2;5)="ALERT:"Stap 3 — AVG-dashboard met openstaande acties
Maak een overzichtsblad dat de FG direct informeert over actievereiste verwerkingen.
Stappen:
1. Maak werkblad "AVG Dashboard" aan
2. Titel: "AVG Compliance Dashboard — Van Ginkel Solutions BV — Audit Juni 2026"
3. Kengetallen:
A3: "Totaal verwerkingen" B3: =AANTALARG(AVG_Register!A:A)-1
A4: "Verlopen (actie vereist)" B4: =AANTAL.ALS(AVG_Register!F:F;"VERLOPEN*")
A5: "Verloopt binnen 30 dagen" B5: =AANTAL.ALS(AVG_Register!F:F;"ALERT*")
A6: "Actief en conform AVG" B6: =AANTAL.ALS(AVG_Register!F:F;"Actief")
A7: "Auditgereedheid" B7: =ALS(B4=0;"KLAAR VOOR AUDIT";"ACTIE VEREIST")
4. Voeg een tabel toe die alle verlopen verwerkingen weergeeft:
=FILTER(AVG_Register!A:F; LINKS(AVG_Register!F:F;7)="VERLOPEN"; "Geen verlopen verwerkingen")
5. Sla op als: AVG_Register_VGS_Audit2026.xlsx